Omgaan met cultuurverschillen: e-mailverkeer tussen Spanje en Nederland

Publicatiedatum

11 oktober 2016

Business Unit

DPA Dentistry

Het snelle en toegankelijke karakter van de e-mail nodigt uit tot een informele en directe manier van communiceren. Maar niet overal wordt een informele aanhef of een direct geformuleerde boodschap even goed gewaardeerd. De voorkeur voor een communicatiestijl is deels cultuurgebonden. Hoe zit dit in Spanje en Nederland?

Taal is een belangrijke factor in intercultureel contact. Zo staan Nederlanders erom bekend dat zij informatie expliciet overdragen, wat mensen van andere culturen soms als onpersoonlijk of hard ervaren. In de contacten met Spaanse professionals doet DPA Dentistry haar voordeel met de bevindingen van communicatieprofessional Susan van Veen. Voor haar master in Interculturele Communicatie aan de Universiteit Utrecht deed zij onderzoek naar de voorkeur voor communicatiestijl in zakelijke e-mails onder Spanjaarden en Nederlanders.

Formaliteit

In het onderzoek kregen Spaanse en Nederlandse respondenten tussen de 18 en 35 jaar drie e-mails voorgelegd. Alledrie met dezelfde boodschap, maar steeds iets anders geformuleerd. De stijl varieerde van formeel tot informeel en van direct tot indirect. Vervolgens werd gevraagd in hoeverre de berichten geschikt en effectief werden gevonden, en welke stijl de voorkeur heeft.

In beide landen geeft de meerderheid van de respondenten aan een formele e-mail het meest geschikt te achten voor zakelijke communicatie. Hierbij gaat het onder andere om een formele aanhef en afsluiting: bijvoorbeeld ‘Apreciada Sra.’/‘Geachte mevrouw’ met achternaam, het gebruik van ‘u’ in plaats van ‘jij’ en het weglaten van afkortingen. Wel blijken de Spaanse respondenten een net iets grotere voorkeur voor formaliteit te hebben. Vermoedelijk komt dit doordat Spaanse bedrijven vaak meer hiërarchie kennen dan Nederlandse organisaties.

“De Spaanse respondenten blijken geen duidelijke voorkeur te hebben voor een directe of indirecte stijl.”

Nederlandse directheid geen bezwaar?

Wat de (in)directheid van de communicatiestijl betreft, blijken dat de Nederlandse respondenten inderdaad de voorkeur geven aan een directe stijl. Deze ervaren ze als effectiever dan een indirecte stijl, waarbij bijvoorbeeld een korte inleiding wordt geschreven voordat men to the point komt. De graad van directheid wordt bepaald door de mate waarin de schrijver van de e-mail zijn of haar intenties expliciet verwoordt. Hoe explicieter, hoe directer. De Spaanse respondenten blijken geen duidelijke voorkeur te hebben voor een directe of indirecte stijl: zowel een formeel/directe als een formeel/indirecte e-mail wordt als effectief ervaren.

Duidelijke onderwerpregel

Naast deze voorkeuren is nog een aantal aspecten van een zakelijke e-mail in beide landen van belang. Zo wordt in beide culturen waarde gehecht aan een duidelijk geformuleerde onderwerpregel, maar net iets meer in Spanje. Ook is het verstandig om een vraag zo expliciet mogelijk te formuleren. Tot slot mag onderaan de e-mail de handtekening met de contactgegevens van de zender en zijn of haar functie in de organisatie niet ontbreken.

Good business practice

Het onderzoek richt zich alleen op het eerste contact tussen personen. Zowel Spaanse als Nederlandse respondenten gaven aan dat de communicatiestijl vaak informeler en directer wordt naarmate de gesprekspartners elkaar beter kennen. Tussen mannen en vrouwen blijkt er overigens geen significant verschil te zijn in de voorkeur voor communicatiestijl. De eindconclusie is dat de stijlvoorkeuren in Spanje en Nederland niet veel van elkaar te verschillen. Toch blijft het, om de relatie met de zakenpartner te bevorderen, bij e-mailuitwisseling goed om stil te staan bij de cultuurverschillen en deze te respecteren. Good correspondence is good business!

Delen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • *