DPA Professionals compliance risk ocean cleanup case in compliance zijn bij wereldwijde oceaanschoonmaak
Case

In compliance zijn bij wereldwijde oceaanschoonmaak

The Ocean Cleanup is een non-profit organisatie met een helder doel: oceanen en rivieren van plastic afval ontdoen. Partnerschappen met gerenommeerde ondernemingen zijn belangrijk om de wereldwijde uitrol van de hiervoor uitgevonden technologieën te versnellen. Internationaal werken betekent ook: aantoonbaar voldoen aan internationale wet- en regelgeving. Maar hoe bereik je als jonge pionier hetzelfde complianceniveau als multinationals? DPA hielp The Ocean Cleanup om hiervoor een raamwerk te ontwikkelen dat naadloos aansluit op de no-nonsense mentaliteit van oceaanschoonmaker Boyan Slat en zijn team. 

Werkend beleid en toetsbare kaders  

‘Creatieve en innovatieve bedrijven zijn vaak minder bezig met procedurele georganiseerdheid’, stelt compliance professional Sjoerd Vredenberg. Samen met compliance- & corporate governance-expert Martin van Manen ging hij namens DPA aan de slag om een robuust House of Policies voor The Ocean Cleanup neer te zetten. Zowel Sjoerd als Martin heeft jarenlange ervaring op dit specialistische vakgebied. Beiden weten zij als geen ander wat nodig is om wet- en regelgeving naar werkend beleid en toetsbare kaders te vertalen.  

Vertaalslag 

‘Nadat we deze vraag kregen, hebben we eerst een scan gedaan’, legt Martin uit. ‘We hebben geïnventariseerd welke eisen aan de processen worden gesteld, wat de organisatie zelf al ontwikkeld had en hoe dat op elkaar paste. Zo maak je snel zichtbaar waar de gaten zitten. Daarna hebben we een voorstel geschreven dat paste bij de hands-on cultuur van de onderneming. Het doel was om met een House of Policies de vertaalslag te maken van wet- en regelgeving naar beleid, en van beleid naar procedures die toetsbaar en aantoonbaar worden toegepast. Door dit raamwerk zo goed mogelijk op de vereisten te laten aansluiten, voorkom je dat beleid ongebruikt in de kast blijft liggen.’ 

Geen wildgroei aan regels 

‘Een werkbaar House of Policies zorgt ook dat geen wildgroei aan regels ontstaat’, benadrukt Sjoerd. ‘Als onduidelijk is aan welke regels de organisatie zich moet houden, leidt dat ertoe dat regels niet worden nageleefd. Het House of Policies schept helderheid in de zin van: we doen altijd dit en we doen nooit dat. Met één druk op de knop genereer je het beleid voor de specifieke doelgroep. Ook zie je meteen waar verantwoordelijkheden zijn belegd en hoe je kunt vaststellen of het beleid het gewenste effect heeft.’ 

Ondersteuning nodig van een compliance professional?

Drie fases

‘In onze aanpak zijn drie fases te onderscheiden’, vervolgt hij. Als eerste hebben we de structuur neergezet: uit welke onderdelen bestaat beleid en wat hoort er niet in. Daarna zijn we dat raamwerk langs die lijnen met de inhoudsdeskundigen van de organisatie gaan vullen. Ten derde zorg je ervoor dat je aantoonbaar maakt dat het beleid wordt opgevolgd. Hierdoor kan The Ocean Cleanup evidence based rapporteren aan zijn stakeholders. Een externe auditor zal niet meer zelf data hoeven te verzamelen en te beoordelen, hij beoordeelt als het ware de juiste en sluitende werking van het geïmplementeerde complianceproces. Als je deze derde stap niet goed organiseert, is er geen sprake van implementatie. Vervolgens kan de organisatie starten met het creëren van organisatiebrede awareness, het ontwikkelen van trainingen en het inbedden van het complianceproces, het liefst ondersteund met IT-infrastructuur. 

DPA Professionals compliance risk case the ocean cleanup in compliance zijn met wereldwijde oceaanschoonmaak
Schip 'System 002' van The Ocean Cleanup wordt ingezet voor testen in The Great Pacific Garbage Patch

Geen grote vergezichten

‘Eigenlijk moet de inhoud van het model vanuit de organisatie zelf komen’, vindt Martin. ‘Maar uitvinders, milieuspecialisten en doeners zijn niet per se inhoudsdeskundigen op het gebied van beleid maken. Daarom hebben we behoorlijk wat beleidsvoorstellen gedaan, met speciale focus op integriteit. Dit hield de vaart erin. Het ging gepaard met veel goede discussies om scherp te krijgen waar het precies over ging. Om regels en normen behapbaar en hanteerbaar te maken, moet je vooral geen grote vergezichten gebruiken. Kleine, afgemeten stappen zijn veel handiger om iedereen hierin mee te nemen.’ 

Praktische voorbeelden 

‘De truc is om medewerkers te interesseren in het waarom achter een regel en hen uit te dagen om hier zelf een antwoord op te vinden’, vult Sjoerd aan. Hij vertelt dat het House of Policies van The Ocean Cleanup inhoudelijk niet eens zoveel verschilt van dat van een grote financiële organisatie die hij eerder adviseerde. ‘Maar het is in een andere taal geschreven. We hebben veel tijd in het begrippenkader gestoken. Soms ging het over basale zaken zoals de term document. Hierover lag miscommunicatie op de loer doordat mensen dachten dat beleid een stuk tekst is: de communicatievorm in plaats van de set normen en regels. Het duurde even voordat dit kwartje viel. Wat enorm helpt, is om veel praktische voorbeelden te gebruiken.’ 

Maatschappelijk DNA 

Beiden onderschrijven de toegevoegde waarde van samenwerking met DPA. Martin: ‘Wij werken regelmatig met DPA samen bij opdrachtgevers voor het oplossen van vraagstukken die van strategisch belang zijn. Steeds meer bedrijven zien de noodzaak van het goed inregelen van compliance en het onderhouden van hun maatschappelijke DNA. Ook zien opdrachtgevers dat ze via DPA over interim professionals kunnen beschikken die dit met de juiste specialistische kennis en ervaring te realiseren. En voor deze professionals geldt dat zij zich kunnen blijven ontwikkelen door echt aan de basis van ingrijpende veranderingen te staan.’ 

Waarden hooghouden 

Bovenal vond hij het prettig samenwerken met het ‘lean and mean’ projectteam van The Ocean Cleanup. ‘Samen zijn we er goed in geslaagd om het project handen en voeten te geven. Het was fantastisch om deel uit te mogen maken van deze inspirerende omgeving. De implementatiepartners van The Ocean Cleanup zijn keihard nodig om de grote stip op de horizon te bereiken. Met het House of Policies wordt voortgebouwd aan een cultuur waarin als vanzelfsprekend rekening wordt gehouden met de vereisten van deze stakeholders. Door dit mooie project kan The Ocean Cleanup naast duurzame waarde creëren ook de met de samenwerkingspartners gedeelde waarden hooghouden!’ 

Ook aan dit soort mooie opdrachten werken als compliance professional? Ontdek werken bij DPA
Compliance professional nodig?

Neem contact op met Leonie

DPA-Professionals-compliance-risk-Leonie-van-Hove

Leonie

Directeur Compliance & Risk Bel Leonie +31653627727