Veel organisaties bestaan uit functionele eenheden, wat aanzet tot silodenken en –gedrag. Dit belemmert het optimaal stromen van kennis en informatie. Crossfunctionele samenwerking helpt om als geheel op klantwensen en veranderingen te reageren. Sneller en wendbaarder. Hierbij kan de interim supply chain professional als bruggenbouwer fungeren.
Veel organisaties houden vast aan klassieke organisatiestructuren met verschillende functionele eenheden. Hierdoor zijn afdelingen vooral bezig met hun eigen deelprocessen en wordt essentiële informatie niet of onvoldoende gedeeld. Bovendien zien we regelmatig dat afdelingen problemen die formeel niet onder hun takenpakket vallen niet aanpakken. Zonde als hierdoor de gewenste resultaten niet behaald worden en business verloren gaat.
Gebrekkige communicatie tussen kanalen heeft vervelende gevolgen voor de klant. Er ontstaan bijvoorbeeld verwerkingsfouten bij de binnenkomst van de orders wat voor langere afhandeltijden kan zorgen. Of er wordt niet of onvolledig aan de klantwensen voldaan. Als neveneffect kunnen obsoletes ofwel restvoorraden ontstaan die extra opslagkosten en afschrijvingen teweegbrengen. Hoe langer klanten moeten wachten en hoe vaker ze iets moeten herhalen, hoe groter het risico dat ze afhaken of niet meer terugkomen.
De kloof tussen Sales en Operations uit zich bijvoorbeeld in onvoldoende delen van klantafspraken over de gewenste producten, verpakkingen, tarieven, levering en minimale houdbaarheid. Hierdoor stelt Demand en Supply Planning een onvolledige prognose op die de fabrieken, warehouses en Customer Service vervolgens toepassen. Bij strategische beslissingen slaat het silo-effect ook regelmatig toe. Bijvoorbeeld als het marketingteam de introductie van een nieuw item te positief presenteert door de rotatie en distributie te rooskleurig voor te stellen. Door Demand Planning bij dit soort vraagstukken te betrekken, kan veel leed voorkomen worden.
Uiteindelijk heeft het supply chain team operationeel de meeste last van silodenken. Dit team is verantwoordelijk voor de tijdige levering van het juiste item op de juiste locatie volgens de afgesproken voorwaarden. Dit vraagt om een zo accuraat mogelijke vraagvoorspelling en alignment via een intern gedragen Sales & Operations Planning (S&OP). Klant- en silobelang moeten helemaal geen spanning opleveren. Ook moet het voor de medewerkers vanzelfsprekend zijn om elkaar proactief op issues te wijzen. Zo kunnen zij samen de kwaliteit van processen en producten verbeteren.
Crossfunctionele teams bieden een goede oplossing voor silodenken. Ze bestaan uit werknemers van verschillende afdelingen die samen aan hetzelfde doel werken en kunnen op verschillende manieren worden samengesteld. Dit kan zowel voor korte periodes zijn – om operationele, dagelijkse issues aan te pakken – als voor langere periodes en structurele verbeterprojecten of innovatie. Vanwege de verschillende achtergronden van de teamleden moeten crossfunctionele teams helder voor ogen hebben wat hun doelstellingen, middelen en belangen zijn en wat de scope van hun opdracht is. Komen de taken bovenop de dagelijkse taken van een medewerker? Dan dient door mede door het management opgestelde kpi’s gezorgd te worden dat crossfunctioneel succes niet ten koste van de dagelijkse taken gaat.
In crossfunctionele teams moet vooraf meer tijd gestoken worden dan in klassieke structuren. Er is bijvoorbeeld veel aandacht nodig voor het selecteren van de geschikte teamleden en het vaststellen van de doelstellingen en prioriteiten. Deze investering wordt ruimschoots gecompenseerd door de resultaten van crossfunctionele teams. Als onafhankelijk functionaris kan de interim professional hier waarde aan toevoegen door bruggen te bouwen tussen afdelingen en te bepalen hoe de keten nog soepeler ingericht kan worden.
