DPA Professionals procurement inkoop case grip op inhuurproces
Case

Grip op het inhuurproces: in drie stappen naar integrale benadering

Flexibel inhuren van medewerkers is een vak apart. Zeker als het gaat om professionals met schaarse expertise. Als vaste waarde in zorg en welzijn wilde een coöperatieve pensioenuitvoeringsorganisatie de juiste mensen aan zich verbinden. Strategische inkoopconsultant Hans Venema, associate bij DPA, hielp hen om grip op de inhuur van externe medewerkers te krijgen.

Bij de pensioenuitvoeringsorganisatie werken zo’n 1.500 medewerkers voor het pensioen van 4,4 miljoen Nederlanders. Zij vervullen uiteenlopende functies binnen bijvoorbeeld IT, finance, legal, risk en klantcontact. De flexibele schil beslaat bijna een vijfde van het totale aantal medewerkers. Medio 2019 vroeg de organisatie de specialisatie procurement van DPA om mee te kijken naar de inrichting van het inhuurproces. De nieuw aangestelde inkoopmanager vond het belangrijk om inzicht in de processen, het HR-beleid, de strategische kaders, de compliance en risico’s én de verbetermogelijkheden te krijgen.

Controle over de inhuur van externen

Organisaties kunnen bij DPA terecht voor een scala aan inkoopprofessionals. Vanwege mijn ruime ervaring met werven en inhuur van medewerkers en sourcing stelde DPA mij aan de pensioenuitvoeringsorganisatie voor als kandidaat voor deze interimrol. In mei 2019 startte ik op deze opdracht, eerst parttime en van september tot mei 2020 fulltime. Het leek me een fantastische uitdaging om deze toonaangevende organisatie te helpen om meer controle over de inhuur van externen te krijgen.

Inkopen met businessfocus

De krappe arbeidsmarkt en kosten zijn twee van de redenen waarom het belangrijk is om de kwaliteit van de inhuur te bewaken. De vraag is niet alleen welke ervaring en competenties nodig zijn, maar ook voor hoe lang en in welke vorm. Hoe benader je dit zo financieel verantwoord mogelijk, met welke systemen en hoe verlopen de rapportages? Met antwoorden op deze vragen kunnen organisaties betere keuzes maken en ook voor dit aandachtsgebied succesvol inkopen met businessfocus.

Stap 1: scan van de inkoop

Om een helder beeld van de interne situatie te krijgen, heb ik het inhuurproces met een scan doorgelicht. Het doel hiervan is om inzicht in de doelstellingen van het werken met een flexibele schil, het geformuleerde HR-beleid en de aanvragen, inkoopstrategie, functies en rollen, kosten en ondersteunende technologie te krijgen. Hier hoort ook een data-analyse bij. Daarbij kijk je ook naar bijvoorbeeld de gecontracteerde leveranciers en zzp’ers en de tarieven

Eyeopener

Mijn bevindingen heb ik verwerkt in een rapport. Hierin heb ik per beleidsgebied het volwassenheidsniveau van de inlenende organisaties vastgesteld en met een gap-analyse inzichtelijk gemaakt of dit in lijn is met het ambitieniveau. Dit heb ik afgezet tegen de markttrends, de ontwikkelingen rond flexibilisering en digitalisering van organisaties en de arbeidsmarktschaarste. Het gepresenteerde eindrapport was voor de directie in meerdere opzichten een eyeopener. Het algemene beeld dat de inhuurprocessen onder controle, kostenefficiënt en compliant waren, werd hiermee definitief doorbroken.

Stap 2: toekomstscenario’s

De directie onderschreef de conclusies van het rapport en vroeg me om toekomstscenario’s voor de externe inhuur uit te werken. Vervolgens heb ik drie high level businesscases uitgewerkt, ieder met het investeren in end-to-end IT-ondersteuning als randvoorwaarde:

  1. Inhuur in eigen beheer door gespecialiseerde medewerkers met de juiste ervaring.
  2. Volledig uitbesteden van de inhuurdesk: outsourcing van het hele proces van aanvraag tot factuur
  3. De inhuur hybride organiseren: eerst uitbesteden en geleidelijk de regie overnemen.

Stap 3: Marktconsultatie, contractering en implementatie

Uit de scenario’s bleek dat de meeste winst te behalen was met volledige outsourcing. Daarom besloot de pensioenuitvoeringsorganisatie om het inhuurproces door een externe partij te laten verzorgen en werd DPA gevraagd om deze tender en de contractering voor haar rekening te nemen. Om de uitvraag optimaal te kunnen formuleren, heb ik een marktconsultatie uitgevoerd. Tevens is een projectmanager met ervaring in het implementeren van IT-systemen en optimaliseren van workforce managementprocessen aangesteld. Die heb ik goed ingewerkt, zodat de implementatie onder zijn leiding zorgvuldig vormgegeven kan worden.

Van inkoopvraagstuk tot strategisch veranderproject

Het afgelopen jaar zag ik een inkoopvraagstuk uitgroeien tot een compleet strategisch veranderproject. Een project met voordelen voor nagenoeg alle bedrijfsactiviteiten zoals efficiëntere aanvraagprocedures, digitalisering van administratieve processen en een substantiële kostenbesparing. Hierbij viel me opnieuw op hoe belangrijk stakeholdermanagement is: het betrekken van de belanghebbenden, luisteren naar hun zorgpunten en voor buy-in zorgen. Door hier aandacht aan te besteden, wordt het een stuk gemakkelijker om koers te zetten naar een integrale en samenhangende aanpak van de inhuur.

Meer weten?

Kan jouw inkoopteam een professional zoals Hans goed gebruiken? Lees meer over onze procurement dienstverlening en neem vrijblijvend contact op. We denken graag mee over de beste oplossing voor jouw inkoopvraagstuk.

Lees meer
DPA Professionals Procurement Hans Venema
Hans Venema

Associate bij DPA

Over de auteur

Hans Venema is strategie & transformatie consultant binnen procurement, operations, HR en senior management. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring in de procurement en contingent workforce sector. Hans is associate bij de specialisatie procurement van DPA en adviseert bedrijven over transformatie van de manier waarop zij de beste talenten aantrekken. Daarbij helpt hij bedrijven hun doelen binnen de contingent workforce strategies te bereiken.

Meer weten over inkoopprofessionals?

Neem contact op met Mike

DPA-Professionals-Procurement-Mike-de-Jongh

Mike

Algemeen directeur Bel Mike +31626546803