Slimmer werken: 11 productiviteitsverhogende tools

Zo veel werk en zo weinig tijd? En dat nog los van de tijd die je naast je werk aan je ontwikkeling als professional besteedt. Dus is het slim om regelmatig je productiviteit onder de loep te nemen. Zijn er mogelijkheden om deze te verhogen? Om je op ideeën te brengen heb ik met mijn collega Peter geïnventariseerd welke tools we het meest (enthousiast) gebruiken. Een deel ken je wellicht al. Maar misschien zitten er ook tools bij die nieuw voor je zijn of die nieuwe mogelijkheden bieden.

1. Evernote: ordening in je ideeën en inspiratie

Wat je ook ziet of hoort, Evernote helpt je om het te onthouden. Of het nu een notitie, quote, tekst of afbeelding is, of een relevante websitepagina. Evernote slaat het allemaal voor je op. Deze notities zijn op al je apparaten toegankelijk. Zo heb je altijd ‘nieuwe’ inspiratie. Bovendien kun je je notities bewerken, organiseren, doorzoeken en delen. Begin met een simpele toepassing zoals het opslaan van foto’s van business cards, met eventuele verdere informatie over de betreffende persoon. Je kunt bijvoorbeeld ook tijdens een vergadering foto's van het maken en Evernote de beelden en notities laten digitaliseren. Zo wordt notuleren een stuk eenvoudiger. Individuele accounts zijn gratis. Alternatief: Google Keep.

2. Instapaper: op een passend tijdstip lezen

Instapaper biedt de mogelijkheid om artikelen en nieuwsberichten te bewaren en later – op een comfortabele manier – te lezen. De app slaat webpagina’s in ‘tekst only’-formaat op, zodat je ze later offline kunt lezen zonder afleiding zoals het menu, de sidebar, advertenties en pop-ups. Het lettertype, de helderheid, regelafstand en marges kun je zelf aanpassen. Ook kun je tekst markeren terwijl je leest. Alternatieven: Pocket en QUOTE.fm.

3. Dropbox: online opslag

Met Dropbox kan je eenvoudig bestanden, afbeeldingen en video’s opslaan. Je kunt deze bestanden altijd raadplegen of doorsturen, via iedere computer of smartphone waarop je Dropbox hebt geïnstalleerd. Ook offline. Als er verbinding met internet is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd. Gratis (tot 2GB). Alternatieven: Google Drive (15GB gratis), Microsoft OneDrive  (idem) en het momenteel aan de beveiliging werkende iCloud.

4. Hootsuite – social media management

Via Hootsuite kun je je social media accounts zoals Twitter, LinkedIn en Facebook beheren vanuit een handig dashboard. Via Hootsuite volg je wat er op je  verschillende platforms gebeurt, ook kun je er berichten  agenderen en analyses doen. Gratis t/m 5 social media-profielen. Alternatieven: TweetDeck, TweetCaster en UberSocial (allen voor Twitter) en Buffer.

5. Wunderlist: get things done

Met Wunderlist kun je zowel to-do lijsten als boodschappenlijstjes aanmaken en je taken beheren. Deze worden met al je toestellen gesynchroniseerd. Aan je taken kun je bijvoorbeeld ook bestanden toevoegen. Je kunt ook openbare lijsten aanmaken en delen, zelfs via sociale netwerken. De applicatie voorziet in realtime-synchronisatie. Alternatieven: o.a. Nozbe en Todoist.

6. Toggl: tijdregistratie

Met Toggl kun je zeer nauwkeurig je tijdregistratie bijhouden. Voor mij als zzp’er volstaat de gratis versie van Toggl om bij te houden hoeveel tijd ik per project besteed. Alternatieven: Urenregistratie en Yanomo.

7. Talkwalker: social media monitoring

Via Talkwalker ontvang je meldingen voor nieuwe zoekresultaten op specifieke woorden of woordcombinaties. Zodra Talkwalker hierop een nieuwe pagina vindt, krijg je een mail. Zo kun je in de gaten houden wat er in je vakgebied wordt gepubliceerd, maar ook wat er over jou wordt gezegd (in het kader van je personal branding). Alternatieven: Google Alerts en Mention.

8. IFTTT: je online bestaan vergemakkelijken

IFTTT (‘If This Then That’) koppelt verschillende online diensten aan elkaar. Zo kun je je online-processen op een simpele manier automatiseren ofwel het internet voor je laten werken. Je kunt zelf automatische acties aanmaken, maar ook gebruikmaken van vele scripts die al door anderen zijn aangemaakt. Upload bijvoorbeeld een foto op je Facebook-pagina en zorg er met IFTTT voor dat deze meteen in de juiste Dropbox-map wordt opgeslagen. Je kunt IFTTT ook laten reageren op gebeurtenissen in je foto-app, je adresboek en je herinneringen-app. Alternatief: zapier.

9. WeTransfer: online bestandskoerier

Snel een bestand naar iemand sturen dat te groot is voor e-mail? Dit doe je heel handig via WeTransfer. Je vult de meest noodzakelijke gegevens in en verstuurt het bestand, eventueel met een persoonlijk bericht. De ontvanger krijgt een mail en kan het bestand op een gewenst moment downloaden. Zelf ontvang je een mail als je bestanden door de ander zijn gedownload. Alternatief: Dropbox.

10. Dashlane: wachtwoorden beheren

Dashlane maakt het makkelijk om wachtwoorden bij te houden, genereren en in te loggen. Creditcardgegevens en andere belangrijke informatie kan je er ook in kwijt. De app synchroniseert goed tussen je verschillende apparaten en staat bekend als zeer veilig. Gratis en premium versie. Alternatieven: 1Password (iPhone) en KeePass (Android) en LastPass.

11. TinyScan: mobiel scannen

Maak met je smartphone een foto van een document of afbeelding, en TinyScan slaat hem op als pdf of jpeg zonder dat het een scheef rommeltje wordt. Uit meerdere pagina’s bestaande scans zijn samen te voegen tot één groot pdf- of jpeg-bestand. De gescande bestanden kun je natuurlijk ook delen via bijvoorbeeld e-mail of opslaan in Dropbox of Evernote. Prijs: 4,49. Alternatieven: Genius Scan en Canon’s CaptureOnTouch Mobile.

Tips?

Welke tools helpen jou om slimmer te werken? Tijdens het schrijven van dit blog kwam ik toevallig in aanraking met OneTab: een browserapp waarmee je alle openstaande tabbladen in één tabblad verzamelt. Lekker overzichtelijk, aangezien ik altijd aardig wat tabbladen heb openstaan in zowel Chrome als Firefox. Heb jij goede ervaringen met productiviteitsverhogende tools? Deel je tips onderaan deze blog of via Facebook. Zo kunnen we samen weer een productiviteitsslag maken.