Binnen Van der Velden, specialist in rioleringsbeheer, speelt de afdeling Landelijke Accounts een belangrijke rol. Dit team beheert de grote landelijke klanten en fungeert als schakel tussen de klanten en de verschillende vestigingen. Toen de contractmanager binnen dit team vertrok, moest er dan ook snel vervanging komen.
"We moesten snel schakelen. Iemand met kennis van contractmanagement, die processen begrijpt én structuur kan brengen”, begint Pieter Jongstra, Key Accountmanager bij Van der Velden. “Maar zulke professionals zijn schaars, gelukkig vond DPA een passende match.”
DPA stelde contractmanager Sandy Man voor. Met haar analytische blik en gestructureerde werkwijze bracht ze binnen no-time orde in het contractbeheerproces.
Bij haar start zag Sandy dat het contractbeheerproces nog niet optimaal was georganiseerd. “Mijn eerste stap was luisteren: wat speelt er, waar zitten de pijnpunten? Ik zag al snel dat er behoefte was aan meer overzicht en grip op betaande contracten en klantportefeuilles”, legt Sandy uit. “Vervolgens heb ik een aanpak opgesteld waarmee we direct aan de slag konden.” Ze introduceerde een centraal contractbeheersysteem, bracht lopende contracten in kaart en zorgde voor een efficiëntere afhandeling van klantverzoeken. Door bestaande middelen te gebruiken, zoals Microsoft Excel en Teams, verzamelde en registreerde ze alle contracten.
Pieter zag snel het effect van deze aanpak: “Voorheen hadden we beperkte controle over onze contractportefeuille. Nu hebben we een helder overzicht en kunnen we de risico’s en kosten beter beheersen.”
Naast het op orde brengen van alle contracten, merkte Sandy dat de samenwerking tussen de afdeling en de vestigingen beter kon. “Landelijke Accounts werd vaak gezien als puur administratief, terwijl we juist een strategische rol kunnen spelen”, vertelt ze. Samen met Pieter ging ze aan de slag met het verbeteren van de zichtbaarheid en positionering van de afdeling. “We hebben actief gewerkt aan het versterken van onze interne relaties door minder te mailen en vaker de telefoon te pakken of fysiek langs te gaan bij vestigingen. Daardoor worden we nu als serieuze partij gezien.”
Los van dat ze haar werk goed doet, is Pieter onder de indruk van hoe makkelijk Sandy verbinding maakt met collega’s. “In korte tijd wist ze veel collega’s te bereiken. Mensen wisten wie ze was en wat ze deed”, vertelt hij. “Ik vind het knap hoe zij zich als externe wist te profileren binnen onze organisatie.”
Waar contractbeheer eerst vooral reactief was, legde Sandy de basis voor een strategische aanpak. “De grootste uitdaging was het creëren van draagvlak. Niet iedereen zag direct de toegevoegde waarde van nieuwe processen. Een verandering kost tijd en energie, maar uiteindelijk kregen we iedereen aan boord”, voegt ze toe.
Een concreet resultaat hiervan was de optimalisatie van de indexatieprocessen binnen contracten. “Sommige contracten waren verouderd en dienen herzien te worden”, legt Sandy uit. “Door dit proces te stroomlijnen, zorgen we ervoor dat tariefafspraken niet alleen duidelijk in de contracten staan, maar ook correct worden toegepast in onze operationele systemen.”
Dankzij Sandy’s aanpak heeft de afdeling Landelijke Accounts grote stappen gezet:
Pieter ziet de impact van haar werk terug in de resultaten: “We gingen van een situatie met weinig grip naar meer in control. Sandy heeft een basis gelegd waar we verder op kunnen bouwen.”
Hoewel Van der Velden het liefst zelf alle vacatures invult, heeft deze samenwerking laten zien hoe belangrijk het is om snel de juiste expertise in huis te halen. “Ik zou Sandy zo in vaste dienst nemen”, voegt Pieter toe. “Dat zegt veel over haar waarde als professional.”
Op zoek naar een interim-professional die écht impact maakt? Neem vrijblijvend contact op: