De kracht van kennisdeling: improvement-sessie over projectmanagement

Een improvement-sessie begint altijd met een korte introductieronde. Altijd leuk om te horen wie recent bij DPA gestart zijn en waar de ervaren professionals aan werken. Dit laatste geeft mij - als starter die nu zeven maanden in dienst bij DPA is - een goed beeld van wat het vak van een interim supply chain professional inhoudt en wat ik op toekomstige opdrachten kan verwachten.

Koppelbare tweerichtingstrams

Michiel Maarschalkerweerd belichtte het onderwerp projectmanagement. Dit deed hij aan de hand van zijn project bij het GVB, de openbaar vervoerder van Amsterdam. Bij deze onderneming had hij enkele jaren eerder al via DPA gewerkt als planner maintenance rolling stock. Nu werkt hij als senior supply chain professional mee aan misschien wel het grootste project in de historie van het GVB. Het betreft de aankoop van 63 15G-trams bij het Spaanse bedrijf CAF. Dit zijn koppelbare tweerichtingstrams die plaats bieden aan circa 180 mensen.

Een blijvende indruk achterlaten

De trams gaan oudere modellen vervangen en worden onder andere ingezet op de vernieuwde Amstelveenlijn. Vanaf de tweede helft van 2019 worden ze in gebruik genomen en in 2022 moeten ze allemaal rijden. Om dit goed voor te bereiden, had het GVB ervaren professionals nodig, liefst met kennis van de bedrijfsvoering. Door de indruk die Michiel bij zijn eerste opdracht had achtergelaten, kwam zijn naam snel bovendrijven. Inspirerend om te horen wat het kan betekenen als je als interimmer een blijvende indruk bij een organisatie achterlaat.

Voorraadbeheer reserveonderdelen

Michiel vertelde ons meer over het aankoopproces van deze nieuwe tram. Bij zo’n groot project moet je met enorm veel factoren rekening houden. Dit geldt zeker voor de supply chain afdeling. Een belangrijke uitdaging is het managen van de reserveonderdelen. In één tramstel zijn maar liefst 12.000 verschillende onderdelen verwerkt. Alle benodigde reserveonderdelen moesten in kaart gebracht worden en tijdig voorradig zijn voor onderhoudsbeurten en defecten.

Goede communicatie

De onderdelen moesten ook worden verwerkt in het SAP-bedrijfssysteem met de juiste artikelnummers, leveranciersinformatie en prijzen. GVB is afhankelijk van CAF voor de informatieaanlevering. Michiel vertelde dat hij hierdoor nog bewuster is geworden van het belang van goede communicatie tussen alle betrokken partijen. Gezien de taalbarrières dien je je ervan te verzekeren dat iedere betrokkene precies weet waar het over gaat.

Projectmethodieken en -managersrol

Een ander onderwerp dat ter sprake kwam, was het gebruik van projectmethodieken. Als interim professional kun je bij DPA Academy cursussen volgen in projectmethodieken zoals Prince2, Lean Six Sigma en Agile. Hierdoor vergroot je je toegevoegde waarde voor opdrachtgevers. We constateerden dat veel bedrijven geen echte projectmethodiek gebruiken. Maar het effectief toepassen van deze methodes kan juist voor structuur zorgen, dit is dan ook je toegevoegde waarde als interimmer van DPA aan het project. Verder hoorde ik dat de projectmanagersrol verschuift van het leiden van het project en projectteam naar het faciliteren van het team en het managen van de omgeving en verwachtingen.

Bedrijfsculturen

Wat ik ook erg interessant vond, waren de ervaringen van mijn collega interim professionals met verschillende bedrijfsculturen. Bijna iedere aanwezige had een mening over de verschillen tussen commerciële bedrijven en overheidsinstellingen. Van Michiel heb ik geleerd dat goede verslaglegging bij overheidsbedrijven extra belangrijk is. Voortgangsrapportages zijn een communicatiemiddel waarmee je de belanghebbenden gemakkelijk en eenduidig kunt informeren. 

Een goede start

Het is prettig om te merken dat uitwisseling van kennis en ervaringen bij DPA hoog op de agenda staat, als basisprincipe voor prestatieverbetering. Tijdens deze improvement-sessie heb ik ervaren dat ik veel kan leren van mijn collega’s en dat dit bovendien heel gezellig is. Ik kijk al uit naar de volgende sessie!