De inkoopafdeling ‘as we know it’ verdwijnt

Recent las ik een artikel met de strekking ‘de salesafdeling zoals we die nu kennen verdwijnt’. Een betoog vol waarheden die ook op de inkoopafdeling van toepassing zijn. En helemaal in lijn met mijn persoonlijke visie: inkoop = verkoop en verkoop = inkoop. Het salesartikel heb ik herschreven en voilà, zie hier het verhaal toegespitst op de inkoopafdeling.

Trends en kansen

Interne klanten hebben steeds meer informatie tot hun beschikking. Ze zijn beter geïnformeerd doordat informatie op meer plaatsen beschikbaar is. Menige interne klant gaat dus nóg meer op de inkoopstoel zitten dan hij al deed. Dat vraagt van de inkoper meer salescapaciteiten, om de klant te overtuigen van zijn toegevoegde waarde. De klant heeft de fase van aftasten en informatie vergaren allang doorlopen en wil direct zakendoen. Een goede inkoper springt daarop in vanuit een helder beeld van de markt. Kortom, het inkoopvak verandert... en gaat nog verder veranderen. Wat zijn de vijf kansen en trends waar inkooporganisaties op moeten inspelen?

1. Data-analyse in plaats van aannames

De analyse van marktgegevens wordt steeds belangrijker. De inkoopafdeling roept vaak dat zij weet wat de klant wil en hoe de markt denkt en zich ontwikkelt. Maar dat wordt vaker gebaseerd op een onderbuikgevoel dan op cijfers. Te vaak worden beslissingen op grond van aannames genomen. Terwijl het steeds meer draait om data-analyses. Het feit dat je een klant en leveranciers in je database hebt staan, wil niet zeggen dat je beide partijen kent. Analyseer de klant via in de bedrijfsprocessen geïntegreerde spend-software. Analyseer de markt op basis van data die verkrijgbaar zijn via brancheorganisaties en partijen als Graydon. Analyses van inkoopresultaten en de markt bieden allerlei mogelijkheden om de inkooporganisatie en de core business te verbeteren. Ga bijvoorbeeld eens na hoeveel contracten daadwerkelijk hebben geleid tot minder kosten en meer kwaliteit. En onderzoek hoe je dat in de toekomst kunt veranderen.

2. Analyseren en observeren

Het observeren van interne klanten en de leveranciersmarkt komt steeds meer centraal te staan, evenals het analyseren van hun gedrag en behoeften op basis van data. Niet alleen in de boardroom, maar ook op de inkoopafdeling van de toekomst mogen deze vaardigheden niet ontbreken. Blijf de klant verkennen om waarde toe te voegen. Een hulpmiddel kan het weergeven van de customer journey zijn, waardoor een beeld ontstaat van het traject dat de klant in het inkoopproces doorloopt. Door je aldus in te leven, ontdek je nieuwe kansen.

3. Storytelling

Zorg dat klanten actuele feiten en cijfers hebben over huidige en potentiële leveranciers. Een belangrijke vaardigheid is storytelling: het samenvatten van informatie over het product, de dienst of de leverancier in een aansprekend verhaal. Daarbij kunnen fact sheets en scorecards een grote rol spelen.

4. Visualiseren

Visualisatie wordt steeds belangrijker. Spreadsheets zijn vooral interessant voor de interne inkooporganisatie: ze maken inzichtelijk of doelstellingen zijn gehaald. En managers kunnen erop sturen. Maar bij klantpresentaties is het veel interessanter om een deel van die gegevens te vertalen in beelden zoals infographics. Daardoor is in één oogopslag duidelijk wat je met cijfers bedoelt. Zo kun je je verhaal beter kwijt dan in een lange tekst of e-mail. Door visualisatie geef je duiding aan cijfers en getallen, en kun je metaforen gebruiken. Probeer de klant aan de hand van beelden - in plaats van tekst - een verhaal of idee te verkopen. Dan Roam schreef hier praktische én leuke boeken over, zoals 'Op de achterkant van een servet' en 'Het uitgevouwen servet'.

5. Afzonderlijke inkoopafdeling verdwijnt

De inkoopafdeling zal op termijn verdwijnen als aparte entiteit in een organiatie. Inkoop is niet langer een afzonderlijke bezigheid. Bedrijven die inspelen op veranderingen in de markt begrijpen dat inkoop onderdeel van hun core business is. En dat het niet gaat om "het binnenhalen van een product of dienst volgens onze eisen en wensen", maar om het oplossen van een probleem. En daar heb je preferred suppliers voor nodig en een inkoopafdeling die de klant en zijn business begrijpt. Gevolg is dat de strikte scheiding tussen inkoop en de core business vervaagt.

Ook online inkoop is hier van invloed. Nu is deze nog vooral gericht op kleinere en goedkopere producten en diensten. Maar op termijn zullen duurdere goederen en diensten steeds vaker online besteld worden. Interne klanten gaan bijvoorbeeld ook leaseauto's online bestellen, zonder tussenkomst van een traditionele inkoper en verkoper. Inkoopkanalen worden directer. De afweging van een klant wordt meer bepaald door zaken als hoe zijn de dienstverlening en het onderhoud geregeld? De taken van de traditionele inkoopafdeling worden anders waardoor de traditionele inkoper verdwijnt.

Vijf trends, vijf invloeden en vijf bedreigingen voor ‘de inkoopafdeling zoals we die nu kennen’. Maar vooral vijf kansen voor inkopers die hier tijdig en adequaat op in weten te springen; zij hebben de toekomst!