Crediteurenanalyse: snel inzicht in de inkoopresultaten en het besparingspotentieel

Case 20 november 2014 3 min. lezen

Met crediteurenanalysesysteem CAS geeft DPA Procurement zicht op de inkoopresultaten en het besparingspotentieel

Inzicht creëren door crediteurenanalyse

Hoe goed kopen we in? Wie zijn mijn grootste leveranciers? Hoe verhouden onze inkoopprestaties zich tot die van branchegenoten? En hoe scoren we op aspecten als duurzaam inkopen en social return? Op deze en andere vragen krijgt u snel antwoord via een crediteuren- ofwel spend-analyse. Bijna elk inkoopadvies- of verbeteringsproject begint met het in kaart brengen van de inkoopuitgaven via een crediteurenanalyse. Deze wordt ook wel spendanalyse, quickscan of inkoopdiagnose genoemd. De crediteurenanalyse is onderdeel van een uitgebreide inkoopanalyse en verdeelt de crediteurengegevens in verschillende inkoopcategorieën zoals ICT, HRM en facilitaire inkopen. Iedere groep is onderverdeeld in subcategorieën zoals ICT-hardware, HRM-uitzendkrachten en facilitair catering. Met behulp van crediteurenanalysesysteem CAS geeft DPA Procurement zicht op besparingsmogelijkheden en worden de inkoopresultaten tastbaar.

Hoe (goed) wordt er ingekocht?

De analyse geeft inzicht in de ‘Spendcube’, wat zorgt voor antwoord op de vraag: hoe (goed) wordt er ingekocht? We onderzoeken hoe efficiënt de organisatie inkoopt, bijvoorbeeld aan de hand van het aantal facturen en leveranciers in verhouding tot de omzet per inkoopcategorie. Met onze benchmark vergelijken we de data met die van andere organisaties. Ook maken we meer kwalitatieve kpi’s zoals het percentage inkoop via (mantel)contracten, de rechtmatigheid en doelmatigheid, het gemeenschappelijk gebruik van leveranciers en het aantal inkooporders inzichtelijk. Hiertoe heeft DPA Procurement een koppeling aangebracht tussen de inkoopuitgaven en de MVO-aspecten per inkoopcategorie. Zo is ook inzichtelijk welk deel van de organisatie goed scoort op aspecten als duurzaam inkopen en social return. Tevens brengen we het verbeterpotentieel helder in beeld.

De inkoopprestaties meten en verbeteren

De crediteurenanalyse helpt om de inkooporganisatie optimaal in te richten. Aan de hand van het totale inkoopvolume en het zwaartepunt van de inkoopcategorieën kan nagedacht worden over de opzet en structuur van de inkooporganisatie. Daarnaast helpt de crediteurenanalyse om bijvoorbeeld het besparingspotentieel vast te stellen. Hierbij gaat het zowel om directe besparingen zoals prijsvoordeel door bundeling van volume en leveranciersreductie, als om indirecte besparingen via verhoogde efficiëntie van het inkoopproces door bijvoorbeeld factuurreductie of aanpassingen in het procure-to-pay proces.

Crediteurenanalysesysteem CAS

We gebruiken crediteurenanalysesysteem CAS om de analyse uit te voeren. Dit is een Microsoft Access-applicatie voor het beheren en analyseren van factuurgegevens, contracten en inkoopprestaties. CAS is gebaseerd op gedegen ervaring in inkoopanalyse & -intelligence, en werkt samen met elk type financiële software. Het werkt heel simpel: CAS leest de factuurgegevens uit een of meerdere administraties in en verwerkt deze. Daarbij lost CAS drie belangrijke knelpunten op: ontdubbelen van crediteuren, (automatisch) toewijzen naar inkoopcategorieën en het meten van de contract compliance en inkoopbesparingen.

Zelf periodiek een crediteurenanalyse uitvoeren?

U kunt de crediteurenanalyse periodiek laten terugkeren. Zo heeft u een praktisch instrument in handen voor het evalueren van de inkoop en het bijsturen van het inkoopbeleid. Met een eigen CAS-implementatie beschikt u steeds over up-to-date crediteurenanalyses en managementrapportages voor het meten en verbeteren van uw inkoopprestaties. Doordat de inkopers zelf hun leveranciers en contracten beheren, werkt iedereen met actuele, betrouwbare en volledige informatie. Via standaardanalyses en -rapportages zijn de uitgangspunten geborgd, ook naar de (interne) klanten.

Crediteurenanalyse

• Snel up-to-date

• Inzoomen van totaalomzet tot en met individuele factuurregel

• Geen statische ‘nulmeting’, maar continue informatie

• Voor iedereen beschikbaar

Managementinformatie

• Zicht op inkoopresultaten en besparingsmogelijkheden

• Prioriteiten stellen voor category management

• Consensus bereiken over de aanpak

Prestatiemeting

• Contractbeheer en contract compliance

• Gerealiseerde Inkoopbesparingen

• Meten van leveranciers- en factuurreductie

• Uitbreidbaar met vendor rating en MVO-criteria

Eenvoudig beheer

• Snel te implementeren (4-6 weken)

• Geen ICT-impact of belasting door gebruik van standaardfunctionaliteit

• Lage aanschaf- en onderhoudskosten

• Vertrouwelijke gegevens komen niet online te staan

 

Geïnteresseerd in de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem vrijblijvend contact op en laat u informeren door één van de inkoopprofessionals van DPA Procurement.

Neem contact op met Mike

Algemeen directeur Stuur een bericht