Case: Veelzijdig en uitdagend werk bij Defensie

Lisanne van Oijen werkt via DPA Procurement als inkoop-professional bij het ministerie van Defensie. Daar is ze voornamelijk bezig met de achterstand wegwerken die is ontstaan door de laatste reorganisatie binnen Defensie en de implementatie van een nieuw ERP-systeem. Ze vertelt over de grote uitdagingen bij een spannende opdrachtgever.

Werk soms van levensbelang

Ik doe dit zowel voor het cluster gevechtsvoertuigen als het cluster tenten en veldversterking. De voorraad van reserveonderdelen is beneden peil. Met als gevolg dat gevechtsvoertuigen stil komen te staan. Niet alleen heeft dit gevolgen voor oefeningen maar ook voor de inzetbaarheid tijdens missies. Missieaanvragen hebben bij mij dan ook de hoogste prioriteit. Onderdelen kunnen zeer moeilijk in het missiegebied gekocht worden en daarom zijn zij, soms van levensbelang, afhankelijk van mijn snelheid en proactieve houding richting onze leveranciers.

Proces beter inrichten

Het ministerie is overgestapt op een nieuw ERP-systeem. Er moet nog veel op de juiste manier ingericht worden. Door steeds meer contracten af te sluiten met leveranciers, kan de logistieke afdeling straks zelf afroepen vanuit de contracten die de afdeling Inkoop heeft gemaakt. Dit scheelt veel tijd en capaciteit in de hele keten, omdat de voorwaarden en condities al vastliggen in het contract.

Veelzijdig werk

Als spin in het web heb ik contact met medewerkers vanuit de hele keten. Niet alleen reserveonderdelen zijn belangrijk, maar denk ook aan trainingen, gereedschappen, onderhoudspakketten en technische documentatie die aangeschaft moeten worden. Mijn bevindingen zijn de basis voor de inrichting van het contract. Daarnaast voer ik marktonderzoeken uit en probeer ik nieuwe leveranciers te vinden die reserveonderdelen kunnen leveren tegen gunstigere voorwaarden. Daarnaast ondersteun ik bij Europese aanbestedingen en heb ik aan mijn DPA collega-inkopers een presentatie gegeven over de nieuwe aanbestedingswet.

Meer doen dan gevraagd wordt

Mijn huidige opdracht is de eerste die ik doe namens DPA Procurement. Buiten de werkzaamheden binnen deze functie, zit het in mijn aard om altijd meer te willen doen dan van mij wordt verwacht. Zaken waarmee ik mijzelf als inkoop-professional kan verbreden en een toegevoegde waarde kan zijn. Defensie zit nog middenin een reorganisatie. Dit maakt mijn functie uitdagend omdat er altijd nog een effectievere manier is om samen te werken.

Denken in oplossingen

Meedenken en zoeken naar oplossingen wordt hier zeer gewaardeerd. In de praktijk is dit soms moeilijk, gezien het feit dat Defensie een grote, maar vooral ook een hiërarchische organisatie heeft. Er gaat vaak tijd overheen voordat een plan uiteindelijk uitgevoerd kan worden. Desondanks is de werksfeer erg goed. Ik ben blij dat ik gezien word als een collega en niet als een externe medewerker.

"Ik ben blij dat ik gezien word als een collega en niet als een externe medewerker."

Hier kan ik het verschil maken

Door capaciteitsgebrek is er een enorme werkdruk ontstaan. Iedereen werkt heel hard om zoveel mogelijk contracten af te sluiten. Je ziet hier dat het ook bij zo’n grote organisatie belangrijk is dat inkoop tijdig bij het traject betrokken wordt. De toegevoegde waarde van inkoop wordt steeds meer gezien.

Internationaal en actueel

Een mooie uitdaging is ook het vormen en behouden van een effectieve samenwerking tussen Defensie en zijn vele monopolistische leveranciers. Een bezoek brengen aan deze buitenlandse leveranciers behoort dan ook tot één van de leukste taken. Wat ik ook erg leuk vind zijn de actuele onderwerpen. Veel waar ik dagelijks mee bezig ben, is relevant en komt in het nieuws. Denk bijvoorbeeld aan MH17, chroom 6, de missie in Mali en de reclamespots van verschillende evenementen zoals techbase en de landmachtdagen waarin ik betrokken was. Het is erg leerzaam om als young professional meegenomen te worden in het traject.

"Ik laat het pas los wanneer ik bevestiging krijg."

Praten op elk niveau

Denken in oplossingen en niet in problemen, dan ben ik op mijn best. Hoe krijg ik het uiteindelijke resultaat voor elkaar en wat is de beste manier om daar te komen. Er zijn al genoeg voorgeschreven regels en kaders waarbinnen je moet blijven, maar hoe vinden we daarin het beste resultaat? Praten op verschillende niveaus met zowel de interne klant als de logistieke afdeling maakt mijn werk leuk. Hoe kom ik het snelst aan de goederen die in het veld benodigd zijn. Ik laat het pas los wanneer ik bevestiging krijg dat de bestelling met goed gevolg is binnengekomen en de factuur aan de leverancier betaald is.

Moeilijk om los te laten

In een rumoerige omgeving kan ik mij heel goed concentreren en onder druk werk ik het best. Ik neem vaak het voortouw in projecten en kan daarin goed het overzicht behouden. Ik moet wel oppassen dat ik niet teveel werkzaamheden naar mijzelf toe trek. Ik laat mijn verantwoordelijkheden namelijk soms wat moeilijk los.

Inkopen is meer dan alleen maar afdingen

In deze opdracht heb ik voornamelijk mijn vaardigheden in het beoordelen van offertes, opstellen van adviezen en in het onderhandelen met externe partijen goed kunnen ontwikkelen. Ik vind het leuk om te laten zien dat inkoop zoveel meer is dan alleen: waar kan ik het kopen tegen de laagste prijs? Inkoop is zoveel meer dan dat.

"Het vertrouwen die ze mij destijds hebben gegeven, daar ben ik DPA nog steeds dankbaar voor."

Vertrouwen van DPA

Sinds februari 2014 werk ik bij DPA. Ik ben aangenomen zonder dat er een beschikbare opdracht voor mij was. Het vertrouwen die ze mij destijds hebben gegeven, daar ben ik DPA nog steeds dankbaar voor. Na drie maanden een interne inkoopopdracht gedaan te hebben voor DPA Holding, heb ik de organisatie goed leren kennen. Inmiddels zit ik al twee jaar op deze opdracht bij Defensie maar voel ik mij wel een onderdeel van het team. Dit komt doordat DPA nauw betrokken is bij de ontwikkeling van mijzelf. Zo is er een junior-senior constructie waarin ik gecoached wordt. De start van deze persoonlijke loopbaanbegeleiding begint met het maken van een Talent en motivatie Analyse. Hieruit volgen de competenties waarmee jij jezelf kunt ontwikkelen. Voor ik hiermee aan de slag ga, hoop ik eerst Nevi 2 met een goed resultaat af te ronden.

Veel profijt van DPA-netwerk

DPA staat niet voor niets voor: improving your performance. Ze maken dit ook echt waar. Alles is bespreekbaar en denken graag met je mee. Wat ik ook erg sterk vind, is dat we gebruik maken van elkaars expertise. Tijdens de DPA inkoopavond komt er iedere keer een ander thema aan bod. We weten waar ieders specialisme ligt, zo maken we elkaar als DPA team sterker en vullen we elkaar aan.