Case: Inkoopprocessen versterken met Inkoop Intelligence
Inzicht in de uitgaven en mogelijkheden om de inkoopprocessen te versterken met Inkoop Intelligence van DPA PeopleGroup
Inkoop intelligence: meten is weten
Inkoop Intelligence is het gebruikmaken van hulpmiddelen om beter inzicht te krijgen in het inkoopproces en het benutten van dit inzicht voor het vaststellen van de inkoopdoelen. In zijn ultieme vorm biedt Inkoop Intelligence de mogelijkheid om realtime de stand van zaken te bezien zodat bijtijds bijgestuurd kan worden.
Inkoopontwikkelingsmodel
Iedere organisatie heeft haar inkoop op een andere manier ingericht. Het DPA PeopleGroup Inkoopontwikkelingsmodel stelt dat de toegevoegde waarde van inkoop toeneemt naarmate de inkoop volwassener wordt. Vanaf stadium 1 van het inkoopontwikkelingsmodel is er behoefte om te weten wat waar is ingekocht. Hiervoor moeten de onderliggende condities bekend zijn. Met die informatie kan je sturen door het wijzigen van inkoopprocessen en -procedures.
Verder in het inkoopontwikkelingsmodel neemt de informatiebehoefte toe en is het belangrijk om ook facturen-, order- en contractenanalyses uit te voeren.
Facturenanalyse
Een facturenanalyse is een analyse van alle facturen en dus alle uitgaven die in een bepaalde periode geboekt zijn. Dit betreft ook uitgaven zoals belastingen, waar een factuur tegenover is geboekt. Zo kunnen de beïnvloedbare uitgaven bepaald worden. Door de uitgaven in segmenten in te delen, ontstaat al snel een beeld van de uitgaven aan de verschillende kostenposten. Kernpunten zijn het aantal facturen, het aantal leveranciers en de uitgaven aan deze leveranciers.
Orderanalyse
In hoeverre komen de verstuurde facturen daadwerkelijk overeen met de uitgestuurde orders? Is er voor iedere ontvangen factuur een inkooporder beschikbaar? Wat is het bestelgedrag? Is de order wellicht op een later moment aangemaakt dan de datum op de binnengekomen factuur? Op deze vragen geeft de orderanalyse antwoord.
Contractenanalyse
In hoeverre zijn de inkopen afgedekt door een contract? Is dit voldoende? Voor welke segmenten is het essentieel om bij een contract leverbetrouwbaarheid te garanderen? Worden inkooporders gehanteerd bij afroepcontracten, of wordt gewoonweg betaald op basis van de factuur? Komen de facturen overeen met wat in de contracten is afgestemd? Waar bevindt de organisatie zich in het contractmanagementgroeimodel?
Besparingspotentieel
Door de facturen, orders en contracten met elkaar te vergelijken, ontstaat een goed beeld van de inkoopuitgaven. Er kan worden bepaald in hoeverre besparingen te realiseren zijn, in hoeverre de contracten worden nageleefd en in hoeverre de inkoopprocedures worden gehanteerd. Afhankelijk van waar de organisatie op stuurt, kan de analyse worden uitgebreid met bijvoorbeeld duurzaamheidsindicatoren, de tevredenheid van interne klanten en andere prestatie indicatoren.
De informatiebehoefte neemt toe
Ook wordt inzicht verkregen in de efficiëntie van de inkoop. Door het meten van het aantal facturen per leverancier en de uitgaven per leverancier wordt inzichtelijk waar de interne kosten worden gemaakt. Door aanpassingen van de processen en procedures is al snel een tijdsbesparing te realiseren, zonder dat dit ten koste gaat van de integriteit van de procedures. Naarmate de inkoopfunctie zich verder ontwikkelt, zal de informatiebehoefte toenemen. Er wordt meer nauwkeurige informatie gevraagd en bovendien wordt gemeten op prestatie indicatoren zoals contract compliance.
Informatie op maat
In welk stadium van het inkoopontwikkelingsmodel uw organisatie zich ook bevindt, DPA PeopleGroup levert u de informatie op maat. Op basis van de inkoopdoelen en de beschikbare informatie wordt een keuze gemaakt voor de juiste ondersteuning. Onze tools geven inzicht in de uitgaven van de organisatie en helpen om de inkoopprocessen te versnellen, door fiattering van inkooporders, uitvoeren van reverse auctions en aanbestedingen.
Wat kan DPA PeopleGroup voor u betekenen?
Uiteindelijk wilt u als inkoopmanager dagelijks controle houden op uw belangrijkste kpi’s. Hiertoe heeft DPA PeopleGroup een dashboard ontwikkeld dat niet alleen de facturen, orders en contracten meet, maar ook te late levering, reactiesnelheid in het orderproces en zelfs de tevredenheid van de interne leveranciers. Deze gegevens kunt u gebruiken om met uw interne klanten SLA’s aan te gaan en te groeien in het inkoopontwikkelingsmodel. Heeft u vragen over inkoop intelligence of andere uitdagingen op het gebied van procurement? DPA PeopleGroup denkt en werkt graag met u mee. U bereikt ons via onderstaande contactgegevens.