Case: Professioneel shoppen, hoe een stewardess aan haar uniform komt

Hoe komt een politieagent aan zijn pet? Waar koopt een stewardess haar uniform? Bedrijfskleding haal je niet bij H&M of de Bijenkorf, daar heb je specifieke confectiebedrijven en ervaren inkoopspecialisten voor. Astrid Donders ondersteunt organisaties bij de inkoop van bedrijfskleding voor onder andere Gasunie, NS en KLM. 'Ik zat als kind altijd al te fröbelen met textiel. Gelukkig heb ik daar mijn werk van kunnen maken.'

Gek op kleding

Ze werkte als stewardess bij KLM. Maar iets voelde niet helemaal goed. Het was haar uniform. Astrid had kritiek op de kwaliteit en pasvorm. Maar ook de logistiek kon beter volgens haar. Die kritische houding was niet zo gek, want als kind zat ze al heel nieuwsgierig te friemelen aan kleding. Ze wilde letterlijk het naadje van elke kous weten. Hoe iets in elkaar genaaid was, welke stof er gebruikt werd, of hoe het met de pasvorm was gesteld. 'Ik ben van kind af aan al gefascineerd door details. Als kleding niet lekker zit, kan me dat behoorlijk irriteren.'

Lopende organisatie veranderd

Haar baan als stewardess gaf ze op voor een baan ‘op de grond’ en werd inkoper van de bedrijfskleding en accessoires van KLM. Ze kwam erachter hoe complex het inkoopproces in elkaar zat en dat dit inkooppakket veel aandacht verlangde. Elke fout in de kleding of in het proces vergroot zich enorm uit: het gaat vaak om zulke grote aantallen dat je dit als verantwoordelijke liever niet meemaakt. Naast haar werk volgde ze trainingen in textielkennis. Astrid landde in een lopende organisatie, maar zag al vrij snel dat niet alles even soepel liep. 'Ik heb bijgedragen aan een aantal veranderingen in het primaire proces. Van betere artikel-specificaties tot beter contractbeheer.'

Uniformen voor piloten kopen

Haar eerste echt grote project als inkoper bij KLM, was de inkoop van alle herenuniformen. Als projectleider wist Astrid in een paar jaar tijd een goed geolied projectteam te smeden. 'Er is veel veranderd. Vroeger moest een piloot naar een speciale KLM-winkel met groot magazijn om kleding uit te kiezen. Dat was echt shoppen. Hij paste alle kleding en accessoires die hij nodig had, en liep de winkel uit met een paar outfits. Nu wordt hij in principe slechts één keer opgemeten, bestelt via een webshop en krijgt de uniformen thuisbezorgd. Veel efficiënter voor iedereen.'

"Ik heb bijgedragen aan een aantal veranderingen in het primaire proces. Van betere artikel-specificaties tot beter contractbeheer."

Veel geleerd van inkoopgoeroe

Het succes van het herenuniformenproject, wilde Astrid met haar team heel graag herhalen met dameskleding. Maar de economische dip van 2002 gooide roet in het eten. Vanwege haar jonge kinderen en files wilde ze graag thuiswerken, maar daar was KLM nog niet klaar voor in die tijd. 'Bij KLM liep inmiddels een inkoopgoeroe rond. Een zeer ervaren textieltechneut met verstand van inkoop en een visie op het vak. Van hem heb ik ongelooflijk veel geleerd. Hij stimuleerde me om voor mezelf te beginnen.'

Duitse logistiek

Astrids keuze om als zzp'er aan het werk te gaan, bleek een schot in de roos. Er was veel vraag naar haar specialistische kennis. De meeste bedrijven en organisaties hebben weinig verstand van kleding inkopen. Laat staan van bedrijfskleding. Als zelfstandige werkte ze zo'n zes jaar lang veel in opdracht van een Duitse logistieke organisatie. Daar leerde ze nóg meer over de specifieke markt van kledinglogistiek.

Meisjesdroom kwam uit

Toen werd ze in 2008 door KLM gebeld. 'Of ik wilde helpen bij een nieuw damesuniform. Een meisjesdroom kwam uit. Twee jaar lang was ik adviseur van het project en heb ik veel weten te veranderen. Databases, systemen, risicobeheersing: heb ik onder handen genomen en verbeterd daar waar nodig.' Na twee jaar was het project klaar. Binnen een onmogelijke tijdsplanning werd het project met kunst- en vliegwerk succesvol opgeleverd. Astrid had het gevoel dat er in Nederland even niet meer zoveel interessante bedrijfskledingprojecten voor haar waren. Ze besloot om een opleiding te volgen op het gebied van Europese aanbestedingen.

"DPA is een heel fijn bedrijf om voor te werken. Ze zorgen goed voor je en hebben oog voor details."

Bekend als Europees inkoper

Sindsdien staat Astrid bekend als 'Europees inkoper'. Ze weet precies waar een aanbesteding voor bedrijfskleding aan moet voldoen. DPA huurde haar in voor een opdracht bij de Dienst Justitiële Instellingen (DJI). Gevangenisbewaarders aankleden dus. De samenwerking met DPA en DJI beviel uitermate goed, wat leidde tot vier andere aanbestedingen. 'DPA is een heel fijn bedrijf om voor te werken. Ze zorgen goed voor je en hebben oog voor details. Iets dat mij op het lijf geschreven is.'

Mooi vak

Voor starters in het inkoopvak heeft Astrid een paar tips. 'Onderschat niet hoe mooi dit beroep is. Als inkoper heb je pas écht grip op het resultaat van een organisatie. Het is een bedrijfsonderdeel waar veel te halen is: je kunt snel successen boeken en dat werkt heel motiverend. Ik werk zelf graag voor bedrijven waar het een puinhoop is. Dan breng je de inkoophuishouding op orde en zorg je ervoor dat iedereen prettig kan werken.'