@ Integraal beheercontract Van Gogh Museum wint jury- en publieksprijs voor beste samenwerkingsproject

De prijs voor ‘Beste samenwerkingsproject in de bouw’ voor 2017 is toegekend aan het project ‘Integraal beheercontract Van Gogh Museum’: een samenwerking van het Rijksvastgoedbedrijf, Van Gogh Museum en Strukton Worksphere. Tijdens Infrastructuurbeurs Infratech 2017 ging dit team de strijd om deze titel aan met de zeven andere finalisten. Met hun korte pitch wisten ze de jury en het publiek te overtuigen van de kracht van het project als voorbeeld van samenwerking in de bouw. Zowel de jury als het publiek koos het van Gogh Museum als winnaar. Hiermee worden ook de inspanningen beloond van het team van interim inkoopprofessional Ruud Grutter, medeopsteller van het winnende beheercontract. De sleutelwoorden tot dit succes volgens Ruud: toewijding, samenwerking en vertrouwen.

"De voorafgaande aanbestedingsprocedure resulteerde in een geheel nieuw, output-gestuurd contract met ‘beheren met plezier & toewijding’ als een van de leidende principes."

Ruud Grutter - senior inkoopprofessional

Sinds 1 januari 2016 zorgt Strukton Worksphere er als beheerder van het Van Gogh Museum voor dat dagelijks bijna 5.500 bezoekers ongestoord kunnen genieten van de fantastische collectie. Strukton Worksphere tekende met het Rijksvastgoedbedrijf een integraal beheercontract voor het elektrotechnisch, werktuigbouwkundig en bouwkundige onderhoud van ca. 18.500 m2 bruto vloeroppervlak. Comfort, ongestoorde bedrijfsvoering, veiligheid voor mens en collectie, gezondheid en duurzaamheid zijn de uitgangspunten voor dit tienjarig onderhoudscontract. Hieraan ging volgens Ruud een bijzondere aanbestedingsprocedure vooraf die resulteerde in een geheel nieuw, output-gestuurd contract met ‘beheren met plezier & toewijding’ als een van de leidende principes voor goede samenwerking. “Helemaal zoals we het bij DPA PeopleGroup Inkoopprofessionals graag zien: gericht op prestaties en klanttevredenheid. Inkopen met business focus noemen we dit.”

Onderhandelingsprocedure

Ruud is sinds april 2009 als senior inkoopprofessional in dienst bij DPA PeopleGroup Inkoopprofessionals. Tussen 2012 en 2015 ondersteunde hij het Rijksvastgoedbedrijf als senior inkoopadviseur. Hij vertelt dat de aanbesteding conform de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking uit het Aanbestedingsreglement Werken 2012 in drie fasen verliep. In de eerste fase zijn alle geïnteresseerde ondernemingen in de gelegenheid gesteld om zich aan te melden. Hieruit selecteerde het Rijksvastgoedbedrijf vier partijen van de zes belangstellenden voor de tweede fase van de aanbesteding. In de derde fase zijn de onderhandelingen gevoerd met de vier inschrijvers uit de tweede fase.

Wat waren de belangrijkste vernieuwende elementen in het contract? “Wat heel bijzonder is, is dat een procedure in de Overeenkomst is opgenomen om aan beide zijden gedurende de looptijd van het contract veranderingen te kunnen doorvoeren. Bij een dergelijk nieuw ontwikkelde overeenkomst met een looptijd van minimaal tien jaar weet je vooraf immers niet welke wijzigingen zich kunnen voordoen.”

Doorleefsessies

Een andere cruciale succesfactor was het gebruik van ‘doorleefsessies’. “Er is hier sprake van een driehoeksverhouding tussen Rijksvastgoedbedrijf als eigenaar van het museumgebouw, het Van Gogh Museum als gebruiker en Strukton Worksphere als opdrachtnemer. In de doorleefsessies hebben we het contract helemaal doorgenomen tot iedereen het ermee eens was. Daardoor hebben alle betrokken partijen het gevoel dat het contract op een goede manier in werking is gezet en begint te leven. Wederzijds vertrouwen, dat is immers uiteindelijk het allerbelangrijkste bij dergelijke samenwerking.”

Leidende principes in jury-oordeel

De uitreiking is een initiatief van het Opdrachtgeversforum in de Bouw. Zij hebben vijf leidende principes onderschreven, die de basis vormen van een goede samenwerking. Deze principes waren essentieel in het oordeel van de jury:

1. We kijken met trots en plezier naar de opgave en dragen dat ook uit.
2. De samenstelling van onze teams en de gekozen manier van samenwerking zijn gericht op het doel van de opgave.
3. We kennen en erkennen elkaars belangen en risico’s, en handelen daar ook naar.
4. De concurrentie is gebaseerd op de juiste variabelen.
5. De financiële afwikkeling van de opgave is doelmatig, rendabel en financierbaar voor alle betrokkenen.