Voorraadbeheer in zorginstellingen: een slak op een teerton

“Klopt uw adres nog meneer?” Vol verwachting kijkt de medewerker van de ziekenhuisapotheek me aan. Een halfuur eerder had ik mijn nieuwe adres al doorgegeven bij de ontvangstbalie van de spoedeisende hulp. Ik geef mijn handgeschreven recept aan de medewerker, die een la opentrekt en me mijn medicijnen overhandigt. Vol verbazing aanschouw ik de la. Deze bevat genoeg medicijnen om mij en veel anderen de rest van ons leven te voorzien. Mensen die waarschijnlijk net als ondergetekende van plan zijn om nog lang te leven…

Dit voorbeeld illustreert dat er voor zorginstellingen nog volop uitdagingen zijn op het gebied van het delen van data en van voorraadbeheer. Dit laatste komt langzaam op gang. Volgens het jaarverslag boekte het AMC Amsterdam in 2014 voor 600.000,- euro incourante voorraad af: 6% van de totale voorraadwaarde. En dat terwijl logistiek.nl stelt dat in de zorg misschien wel 10% bespaard kan worden op de jaarlijks voor 17,5 miljard euro ingekochte goederen en diensten. Hoe is het tij te keren?

Drie belangrijke aandachtspunten op een rij:

1. Over welke functionaliteit beschikt de zorginstelling? Waar productiebedrijven steeds geavanceerdere planningssoftware (zoals SAP APO en Oracle ASCP) inzetten om optimaal voorraadbeheer te bewerkstelligen, blijft de zorg achter. Vaak vindt de inkoop plaats aan de hand van automatisch gegenereerde adviezen uit het Ziekenhuisapotheek Informatie Systeem (ZAIS) op basis van de gedefinieerde waarden voor de minimale en maximale voorraadhoogte. Dergelijke systemen zijn veelal (nog) niet in staat om de optimale voorraadhoogte te bepalen.
2. Welke logistieke veranderingen zijn mogelijk om de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen? Er is nog geen blauwdruk voor een juiste aanpak, blijkt uit de diverse strategieën die worden beschreven in het artikel ‘Zorglogistiek: zeven werkwijzen van zeven ziekenhuizen’. Ziekenhuizen en zorginstellingen kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om hun inkoop en goederenopslag uit te besteden aan een logistieke dienstverlener. Het CWZ Nijmegen is hier gematigd enthousiast over, aangezien de gerealiseerde winst hier deels teniet wordt gedaan door extra communicatie, meer administratiewerk en de kans op pickfouten.
3. Integraal aanpakken en plannen van patiënten- en goederenlogistiek - Er zijn tal van factoren die de samenwerking en integratie in de keten kunnen belemmeren. Zo opereren de verschillende afdelingen in een ziekenhuis vrij autonoom en zijn ze vaak zelf verantwoordelijk voor hun eigen voorraadkasten. Om de kans op mispakken te verkleinen, leggen ze ruime sub-voorraden aan. Zonder integrale planning van patiënt- en goederenlogistiek kunnen afdelingen onderling lastig communiceren en is het lastig om het voorraadbeheer te stroomlijnen.

Steeds meer initiatieven

Logistiek dienstverlener UPS opende een 28.000 m2 Healthcare Distributiecentrum in Roermond om tegemoet te komen aan de groeiende vraag van bedrijven in gezondheidszorg en life sciences. Na analyse van de voorraad met de Slim4-software bleek bij het UMC Groningen een voorraadbesparing van 40% (900.000,- euro) mogelijk. En het Zaans Medisch Centrum timmert ambitieus aan de weg met een efficiënter en beter systeem voor bevoorrading van medicatie aan patiënten. Net als Amphia Ziekenhuis in Breda, dat een grootschalig logistiek veranderproces heeft ingezet. Zo zijn er steeds meer aanwijzingen dat het voorraadbeheer in de zorg op gang komt. Maar vooralsnog is de kans groot dat ik bij een bezoek aan een ziekenhuisapotheek opnieuw voor verrassingen kom te staan.