Inkoop = risicomanagement = ondernemerschap

Hoe kan het dat nog steeds veel bouw- en ICT-projecten op een financieel fiasco uitdraaien? En waarom vinden dergelijke projecten überhaupt niet op basis van vertrouwen, maar op basis van wantrouwen plaats? Interessante vragen. De ervaring leert dat veel problemen te herleiden zijn naar de inkoopfase. Door risicomanagement hierin in te bedden, ontstaat een gesprek over aspecten van de deal die voorheen buiten beeld bleven. Een dialoog die bijdraagt aan het proces van voortdurende kwaliteitsverbetering. En die bovendien extra ruimte voor vernieuwing schept.

Op inkoopgebied heb ik het al vaak gelezen, gezien en meegemaakt. De risicoanalyse is zeer bepalend voor de mate van succes van een inkooptraject en de uitvoering ervan. Met name bij complexe inkooptrajecten is risicomanagement dé succesfactor voor een geslaagde implementatie van de ingekochte service, dienst of werk. Een risicoanalyse maakt het immers een stuk eenvoudiger om een topleverancier van een minder goede leverancier te onderscheiden. Maar helaas wordt het nog te vaak gezien als belemmerend, vertragend en niet-bijdragend aan de business case. Dat terwijl het prima mogelijk is om risicomanagement op een ondernemende manier toe te passen. En om daarmee te laten zien dat het direct bijdraagt aan het zakelijk succes van de organisatie.

Toeleverrisico’s bepalen

Niet alle risico’s verdienen dezelfde aandacht. Dus is het zaak om te analyseren welke risico’s de grootste impact hebben. De formule ‘risico = kans x impact’ bepaalt het niveau van de risico en de noodzaak op adequate tegenmaatregelen. Inkopers beschikken met de Kraljic-matrix over een goed hulpmiddel voor het bepalen van het toeleverrisico. Hierbij wordt gekeken naar vier kritische risicofactoren:

• Impact: welke gevolgen heeft een verstoring van de aanlevering van de producten voor het proces?
• Schaarste: in welke mate zijn er alternatieven beschikbaar?
• Technologie: hoe snel verloopt technologische ontwikkeling en hoe lang is de houdbaarheid van het product?
• Omschakeling: wat kost het aan tijd en geld om over te stappen naar een andere leverancier?

In control zijn

Bij ondernemingen die ‘in control’ willen zijn, dienen Supply Chain Management, inkoop en risicomanagement hand in hand te gaan. Daarbij gaat het zowel om de operationele risico’s als om de financiële risico’s. Risico’s zoals schaarste van grondstoffen, beperkte capaciteiten of fluctuaties in de vraag naar componenten. Hoe stel je voldoende grondstoffen van de juiste kwaliteit veilig tegen een geschikte prijs? Welke leveranciers worden in hun afzet geraakt door conjuncturele ontwikkelingen? De gevolgen van dergelijke risico’s kunnen zeer kostbaar zijn. Hoe goed een deal ook is. Voldoende redenen dus om risicomanagement hoog op de agenda te plaatsen. En om bij de contacten met leveranciers aandacht te besteden aan mogelijke maatregelen om het risicoprofiel van de supply chain te reduceren. Waarom gebeurt dit nog zo zelden?

Dialoog onderhouden

Als de prijs, kwaliteit of het volume van de toelevering verslechtert, heeft dit gevolgen voor de hele organisatie. Belangrijk dus om de risico’s die strategische ketenpartners lopen zorgvuldig in kaart te brengen en te monitoren. Ook bijvoorbeeld wat betreft de ontwikkeling van hun cashflow én hun vermogen om activiteiten te (her)financieren. Onderhoud de dialoog hierover. Het V&D-scenario liet eens te meer zien hoe belangrijk de samenwerking met leveranciers, vastgoed en personeel kan zijn om de toekomst van een onderneming veilig te stellen. Zet aan tot integraal risicomanagement, dat niet doorschiet in verlamming. Zo wordt de inkoopstrategie beter in lijn gebracht met de ondernemingsdoelstellingen. En daar heeft iedereen in de organisatie baat bij!