Back to Basics

Niets is minder waar

Na het afronden van een leerzame opdracht bij een groot farmaceutisch bedrijf werd het tijd voor een welverdiende vakantie. Bestemming: Sri Lanka. Reizen vind ik een fijne manier om even buiten je comfortzone te treden en alle zintuigen weer open te zetten. Ik verwachtte Aziatische chaos, bussen waarvan niemand weet waar ze heen gaan, taxi’s zonder meter die oneindig rondjes rijden en overvolle treinen. Maar niets was minder waar, de eerste trein kwam zelfs perfect op tijd aan. Vanaf het station vertrekken elke dag vier treinen. Elke dag vanaf hetzelfde spoor, op hetzelfde tijdstip. De wissels worden handmatig omgezet en er loopt dagelijks iemand langs het spoor om de rails in te vetten.

Onbewust maak ik de vergelijking met thuis. Ik zie de blauw knipperende NS-monitor met een lijst vol vertragingen. Ik hoor de omroeper zeggen: ‘Dames en heren, de trein uit Den Haag heeft een half uur vertraging in verband met een seinstoring bij Utrecht Centraal.’ Een kleine storing ergens in een hokje met twee computers kan ons hele land platleggen. Dit soort taferelen zijn niet exclusief voorbehouden aan de Nederlandse Spoorwegen, maar komen in veel bedrijven voor. Ergens in de keten gaat er iets mis, en de hele operatie valt stil.

Terug gaan naar de basis

Nu wil ik niet zeggen dat we terug moeten in de tijd en een voorbeeld moeten nemen aan landen als Sri Lanka. Maar soms is het goed om even terug te gaan naar de basis. Dus niet drie IT-systemen aan elkaar knopen met als resultaat dat niemand meer snapt hoe transacties op elkaar ingrijpen. En waardoor voorraad in het ene systeem verplaatst wordt en het volgende systeem een verhoogde vraag signaleert zonder te begrijpen waar dit vandaan komt. Investeer wat meer tijd in het selecteren van een IT-systeem dat past bij de basisbehoeften van je bedrijf. Een systeem dat daadwerkelijk ondersteunt in het uitvoeren van de kerntaken. Zo maak je jezelf ook niet afhankelijk van die ene programmeur die nog weet hoe alles aan elkaar vastzit.

Iets wat ik ook vaak tegenkom zijn oneindige hoeveelheden parameters waarvan niemand weet waartoe ze dienen. Documenteer wat een parameter doet en welke parameters je daadwerkelijk gaat gebruiken. Stel het systeem vervolgens zo in dat niemand tijd hoeft te investeren in het onderhouden van irrelevante parameters. Zorg ervoor dat je werknemers niet opnieuw het wiel gaan uitvinden, maar laat hen op zoek gaan naar daadwerkelijke verbeteringen. En nog iets: stuur ze vooral regelmatig op vakantie. Ik durf te wedden dat ze terugkomen met nieuwe inspiratie en een frisse blik...