Van silo's naar samenwerking: hoe Marek van Leent impact maakte als tactisch inkoper bij Spirotech

Via DPA kwam hij terecht bij Spirotech, een internationale producent van innovatieve oplossingen voor warmte- en koudwaterinstallaties. Gedurende ruim twee jaar werkte hij daar als tactisch inkoper. Een periode waarin hij niet alleen verantwoordelijk was voor leveranciersmanagement en contractonderhandelingen, maar ook een belangrijke rol speelde in het verbeteren van samenwerking, de implementatie van een nieuw ERP-systeem en de introductie van een innovatief product voor de warmtepompmarkt.

Als tactisch inkoper richtte Marek zich op het optimaliseren van de supply chain. Leveranciersselectie, contractmanagement en kostenbeheersing vormden de basis van zijn functie, maar de impact ging verder dan dat.

"Veel mensen denken bij inkoop meteen aan prijs. Natuurlijk is dat belangrijk, maar uiteindelijk draait het om de juiste balans tussen kosten, kwaliteit en leverbetrouwbaarheid. Als die drie niet in evenwicht zijn, loop je vroeg of laat tegen problemen aan."

Zijn aanpak leidde tot concrete resultaten. Binnen de categorie drukwerk en promotiemateriaal realiseerde hij door middel van een intensief onderhandelingstraject een kostenbesparing van 30 procent. Daarnaast werd een structurele kickbackregeling overeengekomen, waardoor ook op langere termijn financieel voordeel werd behaald.

"Zo'n resultaat haal je niet door alleen scherp te onderhandelen. Je moet begrijpen wat belangrijk is voor de leverancier én voor je eigen organisatie. Juist daar ontstaat ruimte om waarde te creëren voor beide partijen."

Bij zijn start viel Marek op dat de samenwerking tussen afdelingen beter kon. Teams werkten vanuit hun eigen verantwoordelijkheden en waren sterk gefocust op hun eigen processen. Daardoor ontstonden regelmatig misverstanden of vertragingen.

In plaats van direct nieuwe procedures op te stellen, koos hij voor een andere aanpak: "Ik ben letterlijk de afdeling afgelopen. Gewoon een kop koffie halen en vragen waar mensen tegenaan lopen. Soms levert een gesprek van tien minuten meer op dan een overleg van een uur."

Door actief contact te zoeken met collega's van logistiek, planning, productie en sales ontstond er meer wederzijds begrip. Stap voor stap werd inkoop vaker betrokken bij vraagstukken die eerder zonder de afdeling werden opgepakt.

"Ik geloof dat je als inkoper zichtbaar moet zijn. Wanneer mensen begrijpen wat je toevoegt, gaan ze je vanzelf eerder betrekken. Dan verschuif je van een ondersteunende rol naar een echte businesspartner." De verbeterde samenwerking leidde tot efficiëntere processen en een betere afstemming tussen verschillende afdelingen.

Een van de grootste projecten tijdens zijn opdracht was de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Als key user werd Marek nauw betrokken bij het traject, van de voorbereiding tot de uiteindelijke ingebruikname.

Volgens hem zat de grootste uitdaging niet zozeer in de techniek: "Het systeem was niet het moeilijke deel. De grootste uitdaging was ervoor zorgen dat iedereen begreep wat er mogelijk was en waarom bepaalde keuzes werden gemaakt."

Marek hielp bij het vertalen van processen naar systeemfunctionaliteiten, testte configuraties en verzorgde trainingen voor eindgebruikers. "Ik merkte dat mensen veel sneller aanhaken wanneer je niet alleen uitlegt wat ze moeten doen, maar ook waarom het hen helpt. Zodra collega's zagen hoeveel tijd het zou besparen, ontstond er veel meer draagvlak."

Na de go-live werden de voordelen snel zichtbaar. Administratieve werkzaamheden namen af, processen werden overzichtelijker en operationele inkopers kregen meer ruimte voor activiteiten die daadwerkelijk waarde toevoegen.

Marek: "Dat vond ik misschien wel het mooiste resultaat. Collega's kregen meer tijd voor leveranciersmanagement, het oplossen van knelpunten en het verbeteren van processen. Dat is waar hun kracht ligt."

Naast de digitalisering was Marek ook betrokken bij de introductie van een nieuwe gecombineerde ontluchter en ontvuiler voor warmtepompen. Het product speelde in op de groeiende vraag vanuit de energietransitie en moest binnen een ambitieuze planning worden ontwikkeld en gelanceerd.

Binnen dit project vervulde hij een verbindende rol tussen engineering, leveranciers en de interne organisatie: "Bij dit soort projecten moet alles samenkomen. Technische eisen, leverbaarheid, kwaliteit, planning en kosten. Juist daar kun je als tactisch inkoper het verschil maken."

De tijdsdruk was hoog en verschillende teams werkten tegelijkertijd aan hetzelfde doel. Door intensieve samenwerking en duidelijke communicatie bleef het project op koers.

Terugkijkend ziet Marek zijn periode bij Spirotech als een opdracht waarin veel aspecten van het inkoopvak samenkwamen. Van contractonderhandelingen en leveranciersmanagement tot stakeholdermanagement, digitalisering en strategische samenwerking.

"Deze opdracht heeft me laten zien hoe breed het vak eigenlijk is. Inkoop gaat allang niet meer alleen over bestellen of onderhandelen. Je bent continu bezig met verbinden, verbeteren en vooruitkijken."

De belangrijkste les die hij meeneemt? "Investeer in relaties. Met collega's, leveranciers en andere stakeholders. Processen kun je altijd aanpassen, maar duurzame resultaten bereik je alleen samen."

Zijn verhaal laat zien hoe tactische inkoop kan bijdragen aan meer dan alleen financiële resultaten. Door verbinding te creëren, verandering te begeleiden en verschillende belangen samen te brengen, ontstaat impact die de hele organisatie vooruithelpt. Dat is precies waar professionals zoals Marek via DPA het verschil maken.