Case: De loopbaan van een interim legal counsel bij DPA Legal

Publicatiedatum

4 augustus 2015

Business Unit

DPA Legal

Locatie

Amsterdam

Optimaliseren corporate housekeeping- en contractmanagementsysteem

ForFarmers is Europees marktleider in voeroplossingen voor de veehouderij. Na meerdere jaren van explosieve groei, zet de organisatie met het ‘One ForFarmers’-programma in op verdere professionalisering en een eenduidige manier van werken. Een van de deelprojecten was het optimaliseren van het contractmanagement en corporate housekeeping. Door belangrijke juridische documenten in één platform te verzamelen, zijn altijd de juiste contractgegevens beschikbaar. Dit complete beeld stelt medewerkers in staat om leveranciers, afspraken, looptijden en prestaties beter te managen. Ook wordt de contract-compliance verhoogd en meetbaar en transparant gemaakt.

Bewaking van legal management systeem

“Als legal counsel was ik verantwoordelijk voor het optimaliseren van het corporate housekeeping- en contractmanagementsysteem bij ForFarmers”, vertelt Peter Schepens. Als interim legal counsel bij DPA Legal heeft hij veel ervaring in het invoeren van contractmanagementsystemen en het doorvoeren van een uniforme werkwijze. Ervaring die hij via DPA ook inzette voor organisaties zoals multinational Q-Park en Euro Pool System. “Door dit project wilde ForFarmers beter inzicht krijgen in de rechten en verplichtingen van de verschillende entiteiten. Daardoor worden de gemaakte afspraken beter bewaakt en zal een contract niet snel ongemerkt verlengd worden. Hiervoor had de onderneming ongeveer een jaar terug het legal management systeem van Effacts aangeschaft. Maar ondanks de goede intenties was dit niet uitgegroeid tot het centrale platform.”

“Als legal counsel was ik verantwoordelijk voor het optimaliseren van het corporate housekeeping- en contractmanagementsysteem bij ForFarmers.”
Peter Schepens - interim legal counsel - DPA Legal

Wensen vertalen naar oplossingen

Hoe zijn Peter en zijn collega legal counsel Bob Zomers er alsnog in geslaagd om dit voor elkaar te krijgen? “Eerst heb ik met verschillende mensen in de onderneming gesproken over hun wensen. Het gedestilleerde beeld heb ik vanuit mijn ervaring vertaald naar de best mogelijk oplossing. Vervolgens zijn we met mensen uit het hele bedrijf op zoek gegaan naar alle documenten. Hiertoe hebben we voorzien in duidelijke instructies voor het aanleveren en verwerken van de documenten. Bob heeft er met een collega voor gezorgd dat alle aangeleverde documenten op de juiste plek terechtkwamen. Na een aantal trainingen hebben we het systeem soepel kunnen overdragen aan de ongeveer 80 mensen die ermee gaan werken.

Soepele samenwerking in ICT-omgeving

Als jonge jurist was dit project voor Bob Zomers een leerzame kennismaking met werken aan veranderprojecten. “We hebben in korte tijd veel administratief werk gedaan, wat in juridisch opzicht niet heel leerzaam is. Maar waar ik wel veel van geleerd heb, is het samen naar een oplossing toewerken in een ICT-omgeving. De klant was erg tevreden over onze snelle en effectieve werkwijze. Door de soepele samenwerking is het systeem zelfs nog voor de afgesproken datum succesvol opgeleverd.”

“Als externe professional heb je de juiste focus om zo’n project goed op te pakken. Bovendien beschik je over veel relevante kennis van de mogelijkheden. Daardoor ben je goed in staat om de wensen te vertalen naar werkende oplossingen.”

Faciliterende rol: verbeteringen mogelijk maken

Peter omschrijft zijn rol als faciliterend: veel praten, ingangen zoeken en draagvlak creëren. In het projectteam dat hij aanstuurde namen ook een interne legal counsel en een IT-expert deel. Vanzelfsprekend is met alle interne legal counsels nauw samengewerkt. “Als externe professional heb je de juiste focus om zo’n project goed op te pakken. Bovendien beschik je over veel relevante kennis van de mogelijkheden. Daardoor ben je goed in staat om de wensen te vertalen naar werkende oplossingen en weet je ook welke aanpassingen in de standaardapplicatie mogelijk zijn. Vanuit je eerdere ervaringen kun je alles goed overzien en overal over nadenken. Ook kun je de juiste aandacht aan kennisoverdracht besteden. Hoewel het sowieso al een zeer drukke periode binnen ForFarmers was, werkte iedereen goed mee. Dat was echt heel prettig. Als externe professional heb je de juiste focus om zo’n project goed op te pakken. Bovendien beschik je over veel relevante kennis van de mogelijkheden. Daardoor ben je goed in staat om de wensen te vertalen naar werkende oplossingen.”