Privacy op de werkplek: waar ligt de grens?

Privacy op de werkplek: wat zijn de geldende regels en onder welke omstandigheden is een inbreuk gerechtvaardigd?

Burgers hebben recht op bescherming van hun persoonlijke levenssfeer tegen onrechtmatige inbreuken door de overheid. De wereldwijde ophef over privacyschendingen door de NSA laat zien dat privacy van burgers een actueel onderwerp is. Maar hoe zit het eigenlijk met de privacy van werknemers op de werkplek? Liesbeth Bergmans van Legal deelt haar visie.

Mystery shoppers en verborgen camera’s

De dag nadat ik het verzoek had gekregen om te adviseren over de regels voor het gebruik van beveiligingscamera’s in en rond kantoor, stuitte ik op een krantenartikel in het NRC over precies dát onderwerp. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) tikte onlangs een Nederlands elektronicaconcern op de vingers over het gebruik van verborgen camera’s op de werkplek. Het bedrijf gebruikte ‘mystery shoppers’ met verborgen camera’s in het kader van een training. Het personeel werd in groepsverband met de in het geheim opgenomen beelden geconfronteerd en individueel aangesproken op het functioneren. Ook zijn beelden van beveiligingscamera’s gebruikt om werknemers te beoordelen. Het CBP beraadt zich nog op eventuele sancties.

Interne richtlijn voldoende?

Dat het elektronicaconcern een interne beleidslijn had opgesteld met voorwaarden voor het gebruik van camerabeelden, bleek niet voldoende. Volgens het CBP was de beleidslijn namelijk ook in strijd met de wet. Er ontbrak een wettelijke grondslag, omdat het belang van de onderneming met minder ingrijpende middelen kon worden bereikt. Intern beleid is vereist, maar moet ook aan bepaalde regels voldoen. De wettelijke basis voor deze regels is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze wet is alleen van toepassing als beeldopnamen worden vastgelegd waarbij personen herkenbaar in beeld worden gebracht. Meestal zal dat het geval zijn. Een van de belangrijkste uitgangspunten van de Wbp is dat werkgevers in principe geen gebruik mogen maken van verborgen camera’s om het personeel te filmen. Het plaatsen van een videocamera is alleen toegestaan als het noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging van personeel of bescherming van eigendommen tegen diefstal of beschadiging.

Noodzakelijk ‘kwaad’

Eerst moet vaststaan dat het plaatsen van videocamera’s noodzakelijk is omdat andere maatregelen onvoldoende effectief zijn gebleken. De beveiligingsmaatregelen moeten passend zijn voor het doel waarvoor zij worden ingezet. Als dat doel op een andere, minder ingrijpende wijze kan worden gerealiseerd, is het inzetten van videocamera’s niet gerechtvaardigd. Vervolgens is het belangrijk om te kijken aan welke andere voorwaarden moet worden voldaan. Zo moet iedereen vóór of bij het betreden van de werkplek kunnen weten dat daar een videocamera hangt, bijvoorbeeld door borden of stickers. De camera’s moeten duidelijk zichtbaar zijn. Het inzetten van camera’s op de werkplek is slechts onder strikte voorwaarden toegestaan. Zo is instemming van de Ondernemingsraad vereist. Ook moet - tenzij sprake is van een vrijstelling - melding worden gedaan bij het CBP.

Alleen onder strenge voorwaarden

Het CBP publiceert handige brochures over de toepassing van de Wbp, bijvoorbeeld in het dossier cameratoezicht. Toch blijft het belangrijk de Wbp erop na te slaan voor de details. Niet alleen voor het cameratoezicht bevat deze wet nadere voorschriften, maar ook voor onderwerpen als toegang tot de mailbox van de werknemer, opnemen van telefoongesprekken en bewaren van persoonsgegevens. Privacy op het werk is een recht. Wil de werkgever daar vanwege een gerechtvaardigd belang inbreuk op kunnen maken, dan moet aan strenge voorwaarden worden voldaan. Het is belangrijk om daar goed onderzoek naar te (laten) doen.