Zonder werkstress op vakantie

Om echt van je vakantie te kunnen genieten, is het prettig als je relaxed kunt vertrekken. Dus niet helemaal uitgeput omdat je in de dagen voor je vertrek beduidend harder hebt gewerkt dan normaal. Of nog erger, met een pakketje werk dat je in je vakantie alsnog wilt afmaken. Met een realistische planning voor de voorafgaande werkweek voorkom je een hoop vakantiestress. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe zo’n planning eruit kan zien.

Vooraf:

• Informeer je collega’s duidelijk over de periode waarin je niet inzetbaar bent vanwege je vakantie.
• Probeer te regelen dat geen belangrijke deadlines of vergaderingen vlak voor je vakantie worden gepland.

Maandag (of 5 dagen voor je vertrek):

• Maak een overzicht van je openstaande taken, bekijk wat je voor de vakantie kunt afronden en doe dat ook. Door alle zaken goed op te schrijven, maak je je hoofd leeg. Stel prioriteiten en zorg dat er nog tijd over is voor spoedklussen die onverwacht tussendoor komen.
• Bespreek met je opdrachtgever wat niet voor je vakantie lukt en wat je eventueel overdraagt. Zo zadel je je klant en collega’s niet met onnodige stress op.
• Begin aan een overdrachtsdocument van alle lopende zaken, zodat je eventuele vervanger precies weet wat van hem of haar wordt verwacht.

Dinsdag (of 4 dagen voor je vertrek):

• Maak het overdrachtsdocument compleet met onder andere de namen en contactgegevens van je contactpersonen (of hun vervangers), een beschrijving van de stand van zaken en openstaande activiteiten, de locatie van eventueel benodigde documenten en de afspraken en deadlines die in je vakantieperiode vallen.
• Rond zoveel mogelijk openstaande taken af.

Woensdag (of 3 dagen voor je vertrek):

• Bespreek de overdracht door met de betreffende collega(’s). Welke taken moeten wat jou betreft afgehandeld worden? Geef dit duidelijk aan. Zo is er de komende dagen nog gelegenheid voor het bespreken van vragen of onduidelijkheden.
• Vraag je collega(’s) of zij een lijst bijhouden met tijdens je vakantie opgekomen vragen en zaken waar jij na je vakantie weer mee aan de slag kunt.
• Rond zoveel mogelijk openstaande taken af.

Donderdag (of 2 dagen voor je vertrek):

• Hou een dagdeel vrij om je mail te archiveren. Maak indien nodig nieuwe mappen en submappen aan. Gooi afgehandelde en verouderde mail weg.
• Ruim je werkplek op. Ga door eventuele stapels of postbakjes en gooi weg wat weg kan. Je zult merken dat dit je een enorm goed gevoel geeft. Het zorgt er bovendien voor dat collega’s snel dingen kunnen terugvinden. Bovendien kun je zo na je vakantie een goede start maken.
• Maak alle nog openstaande taken zoveel mogelijk af.
• Informeer je contactpersonen en klanten over je vakantie en de datum waarop je ze weer graag van dienst bent.

Vrijdag (of 1 dag voor je vertrek):

• Hou deze dag in je agenda leeg zodat je flink kunt doorwerken.
• Stel een afwezigheidsbericht of ‘out-of-office’-melding in. Vermeld duidelijk wanneer je weer beschikbaar bent en wie je eventuele vervanger is. Je kunt eventueel ook aangeven dat je e-mail tijdens je vakantie niet wordt gelezen. Veel mensen stellen dit bericht trouwens een dag vroeger én/of een dag later in om wat extra tijd te winnen.
• Maak met je collega’s duidelijke afspraken over je bereikbaarheid. Hou er hierbij rekening mee dat je je vakantie echt nodig hebt om op te laden. Spreek eventueel af dat je je e-mail op een vaste tijd of op bepaalde dagen checkt.

Na thuiskomst

• Plan niet meteen afspraken, maar blokkeer de eerste dagen (of dagdelen) in je agenda. Je wilt immers eerst je mailbox bijwerken en bijpraten met je collega’s over de overgedragen werkzaamheden.
• Maak een  planning voor de nieuwe klussen die op je te wachten.

En dan nog

Probeer na je laatste werkdag voor de vakantie een of meer dagen vrij te houden zodat je je goed op je vakantie kunt voorbereiden. Zorg dat je na thuiskomst nog een dagje vrij hebt. Zo heb je voldoende tijd om thuis alles weer goed te regelen en kun je energiek aan de slag met je nieuwe werkplanning.