Werk wordt steeds meer georganiseerd in projecten en teams. Om het beste eindresultaat te halen, heb je een goed functionerend team nodig. Zeker nu we steeds meer thuiswerken, is een goede samenwerking cruciaal. Maar waar moet een goed team aan voldoen?
Bij een sterk projectteam hoort heldere communicatie, effectief leiderschap, een duidelijke taakverdeling, resultaatgerichtheid, verantwoordelijkheid en vertrouwen. Is een groep met deze eigenschappen gegarandeerd een succesvol team? Nee. Voor échte teamspirit spelen ook ongrijpbare aspecten mee, zoals bezieling en chemie. Bovendien zijn teams geen statische eenheden: hoe ze omgaan met de teamdynamiek is medebepalend voor het succes. Een sterk team bestaat uit de volgende 10 kenmerken.
Resultaat boeken kan alleen als het team een helder – objectief en expliciet omschreven – doel heeft waar alle teamleden zich medeverantwoordelijk voor voelen. Als de teamleden het doel kennen en begrijpen, kunnen ze zich eraan verbinden en scherpe focus op het eindresultaat houden.
Uit onderzoek van organisatiepsycholoog Meredith Belbin blijkt dat een teamomvang van zes tot acht personen ideaal is. Een managementteam is uit oogpunt van flexibiliteit en besluitvaardigheid beter af met vijf tot zes leden. Een team van vier mensen bereikt vaak de optimale mix van betrokkenheid, enthousiasme en vertrouwen.
Elk teamlid is aangenomen vanwege zijn of haar specifieke kennis en kunde. Teams die deze aanwezige kwaliteiten maximaal benutten, zorgen voor een duidelijke taakafbakening door de aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden van elk afzonderlijk teamlid goed in kaart te brengen. Eventueel ondersteund met een visueel overzicht van het gehele team. Dit bevordert de efficiëntie.
Hoe een team ook is samengesteld, er zal altijd behoefte zijn aan een leider. Een goede leider bewaakt de werkwijze van het team en laat de kracht van ieder teamlid zo goed mogelijk tot zijn recht komen. Dit vraagt vooral om kalmte, realisme en nuchterheid. Het geduld om te luisteren naar anderen. Maar ook de kracht om adviezen naast je neer te leggen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.
De kracht van een goed team zit hem in ook in de rolverdeling. Zo onderscheidt Belbin negen teamrollen op het werk, waaronder die van coördinator, brononderzoeker en uitvoerder. In de praktijk zijn er voor iedereen twee à drie teamrollen die je goed passen en een paar rollen die je goed kunt opbrengen. Er zijn natuurlijk ook rollen die je niet liggen. Volgens Belbin functioneren teams waarin alle teamrollen vertegenwoordigd zijn het beste.
Homogeniteit heeft zo haar voordelen, maar volgens onderzoeken is variëteit in het team uiteindelijk een bepalende succesfactor. De kracht van een team schuilt mede in het benutten van de verschillen en vanuit verschillende perspectieven kunnen beoordelen van vraagstukken. Het is belangrijk dat alle teamleden hun mening kunnen geven, ook als die afwijkt van die van de rest van het team.
In een effectief team zijn de informatiestromen goed georganiseerd. Door de goede onderlinge afstemming weet ieder teamlid wat er speelt en wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit vereist heldere afspraken over de te gebruiken communicatiemiddelen en overlegvormen. Afhankelijk van de doelstellingen en planning komt het team minimaal één keer per week bij elkaar voor overleg.
In een goed team respecteert men elkaar, als teamlid en als persoon. Kwaadspreken over een teamgenoot wordt niet geaccepteerd. Via complimenten wordt erkenning en waardering geuit. Een andere uiting van respect is het rechtstreeks en persoonlijk overbrengen van kritiek. Dit voorkomt dat het teamlid de kritiek als een persoonlijke aanval ervaart. Conflicten maken onvermijdelijk deel uit van de samenwerkingsdynamiek. De samenwerking is pas echt geslaagd als het team ook hier goed mee om weet te gaan.
Een team moet over de juiste middelen beschikken en deze effectief delen om succesvol te kunnen zijn. Denk aan zaken zoals kantoorruimtes, werkplekken en laptops. Een gezamenlijke digitale werkruimte waarin planningen, sjablonen en rapportages worden beheerd, projectinformatie wordt opgeslagen en wordt samengewerkt aan documenten, is van grote toegevoegde waarde. Zeker wanneer het team vaak remote werkt.
Teams die regelmatig de tijd nemen om stil te staan bij hun functioneren, hebben een betere planning, letten beter op signalen uit hun omgeving en hebben oog voor de lange termijn. Bovendien leren ze van fouten. Ook dit draagt bij aan betere resultaten.