Coaching en feedback: ervaringen en tips

Hoe kun je als werkgever optimaal vormgeven aan talentmanagement en de doorlopende ontwikkeling van de kennis en kunde van medewerkers? Wij gingen in gesprek met Olav Berten, Chief Operating Officer bij DPA.

In onze ervaring worden naast training en opleidingen ook coaching en feedback steeds belangrijker. In dit blog praat ik je bij over onze ervaringen bij DPA. Ook beschrijf ik een aantal tips die mogelijk van nut zijn voor mensen die hun collega’s met behulp van feedback willen helpen om te groeien.

Vaak leer je het meest van iemand met wie je samenwerkt. Daarom koppelen we bij DPA steeds vaker junior professionals aan een senior collega die als coach fungeert. Dit is vooral waardevol voor mensen die al wel over de theoretische kennis beschikken, maar nog weinig ervaring in een vakgebied hebben. Hierdoor kunnen ze beter functioneren, meer leren, en gaan ze bijvoorbeeld ook beter met stress om. Zo is bij Fagro coaching door een senior collega een vast onderdeel van het persoonlijk ontwikkeltraject van medewerkers. En bij de milieutak van Cauberg-Huygen wordt een junior adviseur altijd aan een senior gekoppeld. De coach of mentor vindt het vaak zelf maar al te leuk om nieuwe vakgenoten te begeleiden.

Sparring partner

Eigenlijk kan iedereen weleens persoonlijke begeleiding, hulp, ondersteuning of gewoon een klankbord gebruiken. Een mentor, adviseur of sparring partner. Iemand die je helpt structuur in (nieuwe) verantwoordelijkheden of taken te brengen, vaardigheden aan te scherpen, specifieke aandachtspunten te adressen of je zelfvertrouwen te vergroten. Mijn mededirecteuren en ik vervullen deze rol graag voor de business unit managers van DPA. Ik merk dat dit mijzelf ook nieuwe inspiratie geeft, en een goede manier is om bij de dagelijkse business betrokken te blijven.

Werkervaring opdoen

Het goede van de economische opleving is dat er weer meer ruimte komt voor young professionals. Belangrijk zaak, want jonge enthousiaste mensen kunnen veel bijdragen aan vernieuwing op de werkvloer. Met hun frisse blik dragen ze bij aan creatieve ideeën, unieke leermomenten en nieuw elan. Om goed inzetbaar te kunnen zijn, dienen zij hun theoretische kennis snel aan te vullen met relevante werkervaring. Daartoe hebben wij het afgelopen jaar meerdere Young Professional Programs opgezet. Bij banking & insurance bijvoorbeeld doen trainees gedurende twee jaar werkervaring op bij verschillende banken en verzekeraars, en krijgen ze aanvullend opleidingen en trainingen. Ze komen meteen in vaste dienst en krijgen gewoon een normaal salaris.

Fouten als leermogelijkheden benaderen

Onze professionals krijgen sowieso terugkoppeling aan het begin, tussentijds en aan het eind van opdrachten en projecten. Zo hoor je wat je je goed doet en wat voor verbetering vatbaar is. Feedback is trouwens ook belangrijk voor professionals die op kennismakingsgesprek gaan bij een opdrachtgever. Soms is een kandidaat supergoed gekwalificeerd, maar wordt hij of zij toch niet gekozen. Dan is het goed om te kijken waar dit door komt. Meestal spreken we meteen af hoe je de betreffende vaardigheden kunt verbeteren. De sleutel is om door vallen en opstaan te leren, en om fouten als essentiële leermogelijkheden te benaderen. Minstens zo belangrijk is het benoemen en vieren van successen. Ook daar is feedback heel behulpzaam bij.

"Eigenlijk kan iedereen weleens persoonlijke begeleiding, hulp, ondersteuning of gewoon een klankbord gebruiken. Een mentor, adviseur of sparring partner."

- Olav Berten

Feedback als norm

Eigenlijk zou het geven van feedback in een werkomgeving heel gewoon moeten zijn en niet bijzonder. Want zonder feedback ontstaat vanzelf ruis: onduidelijkheden, onuitgesproken verwachtingen, frustraties en ga zo maar door. Daarom proberen we in onze business units veilige omgevingen te creëren, die steunen op open en heldere communicatie. Ook kunnen onze medewerkers via DPA Academy hun communicatievaardigheden versterken met trainingen zoals ‘Effectief communiceren’ en ‘Ik als ‘Performance Improvement Coach’. Directieleden en managers vragen regelmatig expliciet om feedback en hopen daarmee het goede voorbeeld te geven.

Tips voor het geven van feedback

Duidelijk is dat het geven en ontvangen van feedback een steeds belangrijkere vaardigheid op de werkvloer wordt. Met als belangrijkste succesvoorwaarde onderling vertrouwen en wederzijds respect. Want je gesprekspartner moet zich gekend en veilig voelen. Lezend over dit onderwerp kwam ik een aantal goede tips voor het geven van feedback tegen die ik voor je op een rijtje heb gezet:

• Geef feedback om de ander te laten groeien
• Bespreek gedrag of acties die je hebt waargenomen, zonder te beoordelen of veroordelen
• Wees specifiek, concreet en ‘to the point’
• Geef alleen feedback op gedrag dat iemand kan veranderen, niet op tekortkomingen waar iemand niets aan kan doen
• Praat over je eigen waarneming en beoordeel of veroordeel niet
• Kies de juiste tijd en plaats om rustig een-op-een met elkaar te praten, of maak het bespreken van feedback tot een vast onderdeel van de wekelijkse routine
• Geen verwijten maar wensen: wat zou je graag willen dat de ander anders doet?
• Gebruik een ik-boodschap en benoem de drie G’s: Gebeurtenis, Gevoel/Gedachten en het Gevolg
• Het is een dialoog dus bied je gesprekspartner voldoende ruime om te reageren
• Controleer of de boodschap begrepen wordt
• Doe specifieke suggesties en maak afspraken
• Bespreek bij voorkeur één onderwerp en nooit meer dan twee