10 gouden tips voor effectief onderhandelen

Je onderhandelt meer dan je misschien denkt. Twee interim inkoop professionals geven je 10 nuttige tips voor effectief onderhandelen.

Je onderhandelt vaker dan je denkt. Het gebeurt dagelijks op de werkvloer met je collega's, bijvoorbeeld over wie welke taken oppakt. Maar ook thuis ben je continu aan het onderhandelen met je gezin: wat eten we vandaag? Waar gaan we heen op vakantie?

Wat moet je vooral wel en niet doen als je gaat onderhandelen? Lees de gouden tips op basis van inzichten die ik kreeg van Bas Cillessen en Mark Uittenbogaard van de specialisatie procurement. Bas en Mark kopen diensten en producten in. Als inkoper en contractmanager weten ze dus als geen ander hoe je scherp onderhandelt.

1. Staar je niet blind op contracten, focus op goede contacten

Mark beschrijft het proces van onderhandelen als een spel. Bas geeft aan soms moeite te hebben met het begrip ‘onderhandelen’. Hij ziet het meer als contact- in plaats van contractmanagement: een manier om de beste voorwaarden te creëren voor alle partijen. Het begrip onderhandelen heeft volgens hem een negatieve associatie. ‘Het ouderwets uitknijpen van de tegenpartij of leverancier is niet meer wat in anno 2016 hoort’. Het proces moet volgens hem voor alle partijen een goede uitkomst opleveren. ‘Daar bereik je uiteindelijk het beste en het meeste mee’. Dit kun je volgens hem het beste doen, door als een team te opereren.

2. Kijk naar je opties voordat je gaat onderhandelen

Zowel Bas als Mark zijn zich bewust van deze onderhandelingssituaties, aangezien het een natuurlijk onderdeel is van hun werk. Wanneer er een flink bedrag moet worden geïnvesteerd, kijkt Mark altijd eerst naar de opties. Volgens hem zijn er bij elk product openingen om te onderhandelen. Bas heeft veel te maken met contracten die verlengd moeten worden of nieuwe contracten die worden afgesloten. Dit moment is volgens hem het moment om over eventueel nieuwe condities te (her)onderhandelen. Afhankelijk van de complexiteit van het onderwerp, moet je een lange adem hebben.

3. Goed onderhandelen leer je door het vaak te doen

Onderhandelen is een vaardigheid die je moet ontwikkelen. Waarover je onderhandelt, is wat je krijgt. Niet wat je eigenlijk verdient. Mark benadrukt dit. ‘In het begin van je carrière vraag je om korting. Hoe langer je dit werk doet, hoe vaker je korting eist’. Beide inkopers hebben het belangrijkste geleerd in de praktijk. Dit is de beste training. Je leert meer van onderhandelingen die niet goed gaan of beter hadden gemoeten, dan van onderhandelingen waarbij alles vlekkeloos verloopt. 'Onderhandelingen waarbij het doel dat je voor ogen hebt niet is behaald, zijn veel leerzamer', zegt Bas. Het lastigste in het leerproces is inschatten wat het doel is van de andere partij. Hoe open en eerlijk zijn zij? En hoe open en eerlijk is de interne klant voor wie de onderhandelingen worden gedaan? Zijn er verborgen agenda’s? Soms krijg je niet alle informatie en dat is lastig.

Aanbevolen om te lezen: Haal meer uit je vergaderingen

4. Geef je tegenpartij maximaal twee keuzes

Bas geeft als tip om tijdens de onderhandeling je ‘tegenpartij’ maximaal twee keuzes mee te geven. Dan kun je de keuzes toch naar je hand zetten en geef je de andere partij het gevoel dat ze een keuzevrijheid hebben. Zo zet je de tegenpartij ook niet voor het blok. Houd de keuzes gesloten, stel niet teveel open vragen en geef niet teveel mogelijkheden. Je moet niet teveel ruimte scheppen voor de andere partij, maar ‘achter het stuur blijven zitten’.

5. Breek het ijs, smeed een band en krijg de gunfactor

Daarnaast is het belangrijk om een band te smeden, waardoor je een gunfactor creëert. Mark heeft vooral het belang hiervan aan voor de lange termijn. Dit kun je in een vroege fase bijvoorbeeld doen om het eerst over andere zaken te hebben, buiten de onderhandeling om. Denk aan het ‘koetjes en kalfjes’ gesprek over het weer of bijvoorbeeld de locatie.

6. Noem nooit als eerste je prijs

Een van de eerste en eigenlijk ook belangrijkste vragen bij een prijsonderhandeling is de vraag ‘wat is je prijs?’. Je moet nooit eerst zelf je prijs noemen. Want je zult verbaasd staan over de prijs die een ander in zijn hoofd heeft. Beide inkopers geven dit belang aan, maar zeggen dat het wel van de situatie afhangt. Wanneer je een lagere prijs noemt dan diegene in zijn hoofd heeft, probeert diegene jou vervolgens wel tegemoet te komen en kun je op een lagere prijs uitkomen dan verwacht.

7. Bedenk goed op welk moment je twistpunten uitvecht

Wat is wijsheid in een onderhandeling: de twistpunten voor het einde bewaren, of meteen met de deur in huis vallen? Bas geeft aan dat er wel iets te zeggen is om deze punten tot het einde te bewaren, aangezien er dan een positieve sfeer wordt gecreëerd. Deze werd eerder als de gunfactor omschreven. Dit is niet voor een harde onderhandeling van toepassing, waar het om de ‘alles of niets’ onderhandelingen gaat. Dan adviseert Bas om toch eerst te beginnen met de twistpunten.

Aanbevolen om te lezen: 5 boekentips over timemanagement

8. Ga tegenover je tegenpartij zitten aan tafel

Beide inkopers zijn bewust van de tafelsetting tijdens een onderhandeling. Zij gaan altjid tegenover de andere partij zitten en niet naast de andere partij. Mark geeft hier de simpele reden voor: zo kan de andere partij anders heel gemakkelijk op je aantekeningen kijken.

9. Ben je bewust van wat je niet zegt

Bas is zich ook heel bewust van zijn houding, van de non-verbale communicatie. Volgens hem toont dat een bepaalde instelling van het overleg. Hij geeft aan dat hij ook wel eens de insteek van het overleg op een andere manier heeft bepaald. Zo heeft hij in plaats van kopjes, papieren of plastic bekertjes gebruikt. Dit deed hij om het gevoel te creëren dat het niet zo goed gaat met het bedrijf, om uiteindelijk een lagere prijs voor een dienst te krijgen.

10. Fasen van onderhandeling: bereid je goed voor

Een onderhandeling heeft verschillende fasen. Het begint met de voorbereiding van het gesprek, daarna benoem je het verschil, vervolgens werk je eraan dit verschil te overbruggen en werk je tot slot toe naar een overeenstemming. Uit de praktijk blijkt dat de voorbereiding de belangrijkste fase is. Wanneer je tijdens de onderhandeling wordt gecorrigeerd door de tegenpartij over een bepaalde situatie, dan is de voorbereiding niet goed gegaan.

Mark geeft aan dat het niet altijd volgens de theorie gaat, maar dat hij wel altijd een logische aanpak probeert te hanteren. Zo probeert hij om met zijn expertise de klant bij te sturen om de doelen bij te stellen. Hij probeert vanuit zijn expertise de klant een bepaalde route te laten nemen. Het is de kunst om dit om een bepaalde manier te doen, zodat de andere partij deze keuze als vrijwillig ervaart. Dit geldt voor onderhandelen in het algemeen. Onderhandelen leer je het beste door vooral veel te oefenen. Stel bepaalde doelen en probeer bij elke onderhandeling steeds een stukje verder te gaan en er hierdoor meer uit te halen voor je jezelf.

Succes!